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Produktivität Vier Tipps gegen die E-Mail-Flut

Was tun gegen die E-Mail-Flut? Quelle: imago images

Checken Sie noch E-Mails oder arbeiten Sie schon? Das Postfach wird schnell zum schwarzen Loch der Produktivität. Manche Profis lesen Mails deshalb nur zweimal am Tag. Diese Tipps helfen gegen die E-Mail-Überflutung.

Für den Marketingexperten Eli Langer, der auf Twitter Barack Obama zu seinen Followern zählt, gibt es nur zwei Arten von Menschen. Jene, die ihre E-Mails sofort lesen, und die Nachrichten-Messis.

Ein virtueller Berg ungelesener E-Mails ist aus zwei Gründen eine schlechte Idee. Er beweist, dass man viel zu viele scheinbar unnötige Nachrichten erhält. Da kann es leicht passieren, dass im Wust eine wichtige Information untergeht.

Aber auch das sofortige Abarbeiten hat Schattenseiten. Denn bei einigen Berufstätigen gerät das Lesen der E-Mails zum inoffiziellen Teilzeitjob. Das US-Softwareunternehmen Adobe hat im Juni 2018 online über 1000 Büroangestellte zu deren E-Mail-Routine befragt. Das Ergebnis: Im Durchschnitt wurden täglich 3,1 Stunden auf das Checken beruflicher E-Mails verwendet.

- 40 Prozent der Befragten kamen auf maximal eine Stunde,
- 38 Prozent brauchten ein bis vier Stunden,
- 21 Prozent schätzten ihr Pensum auf mehr als vier Stunden täglich (dies dürften Menschen sein, bei denen E-Mails einen integralen Teil des Jobprofils ausmachen).

Hinzu kamen 2,5 Stunden, die jeder Befragte im Durchschnitt pro Werktag mit privater E-Mail-Korrespondenz verbrachte. Die wird meist beim Fernsehen (60 Prozent), Telefonieren (35 Prozent) oder auf der Toilette (40 Prozent) erledigt.

Was in der Freizeit quasi nebenbei geschieht, wird am Schreibtisch schnell zur Ablenkungsfalle. Das menschliche Gehirn ist nun einmal nur bedingt für konzentriertes Arbeiten gemacht. Vor allem bei unangenehmen oder als stressig empfundenen Aufgaben tritt es liebend gern die Flucht in sofortige Erfolgserlebnisse an. Da ist das heimelige Postfach-Aufräumen eine willkommene Lösung. Man fühlt sich zwar produktiv (ist ja Arbeit). Aber das ist meist nur Selbstbetrug. Spätestens, wenn der eigentliche Job leidet, ist es an der Zeit für einen neuen Umgang mit E-Mails.

Tipp 1: E-Mails zu festen Zeiten lesen
Eine radikale Lösung hatte bereits 2007 der US-Autor und Produktivitätsexperte Tim Ferriss („Die 4-Stunden-Woche“) bei Workshops propagiert. E-Mails werden nur noch zu festen Zeiten gelesen, beispielsweise um 11 Uhr und dann wieder um 14 Uhr. „Die wahre Leistung ist es natürlich, sich von diesem verfluchten Posteingang fernzuhalten“, bilanzierte Ferriss damals in seinem Blog.

Eine Vorsorge gegen das Nachrichten-Checken im Affekt besteht darin, das E-Mail-Programm nur alle paar Stunden neue Nachrichten laden zu lassen. Oder man setzt auf eine App als Mischung aus Türwächter und Postboten. Das Gratisprogramm Adiós etwa sammelt die Nachrichten und liefert sie zu festgelegten Zeiten in das Gmail-Postfach des Nutzers. Für diese Variante hat sich Daniel Köhler aus der Geschäftsführung der Berliner Kommunikationsagentur Glutamat entschieden. Er klärt Kunden und Kollegen per Zusatz in seiner Signatur auf, dass ihre Nachrichten nur um 10, 13, 15 und 17 Uhr zugestellt werden. „I do this to get shit done“, schreibt Köhler in Anlehnung an das Motto von Adiós.

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