Mitarbeitergespräch : Wie Führungskräfte die Jahresgespräche in der Krise meistern

In vielen Unternehmen stehen Jahresgespräche an. Wie Führungskräfte mit Gehaltsforderungen in schwierigen Lagen umgehen – und wie Angestellte das Beste herausholen.

Gut geführte Jahresgespräche können Mitarbeitende und das Unternehmen voranbringen.

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Deutschlands Wirtschaft kriselt. Unternehmen bauen Stellen ab, vielerorts laufen Sparprogramme. Einige Firmen verlegen ihre Produktionsstätten ins Ausland. Trotzdem werden Forderungen nach mehr Gehalt laut. Gerade in den bevorstehenden Jahresgesprächen könnte das Thema bei Führungskräften auf den Tisch kommen. Doch was ist, wenn das Budget keine Gehaltserhöhungen zulässt? Wie teilt man das dem Gegenüber mit? Und was ist bei den Gesprächen sonst noch wichtig?

Richtig geführt kann ein Jahresgespräch alle Beteiligten weiterbringen. Angestellten können Grundsteine für ihre weiteren Karriereziele legen, anbieten, mehr Verantwortung und neue Aufgaben zu übernehmen, Weiterbildungen anregen. Mittelmanager können das Gespräch nutzen, um ihr Team weiterzuentwickeln und bei Missverständnissen gegenzusteuern.

Sind die Gespräche schlecht geführt, können sie stattdessen demotivieren oder sogar das sogenannte Quiet Quitting fördern. Deshalb sollten Führungskräfte die Gespräche nicht auf die leichte Schulter nehmen. Wirtschafts- und Personalpsychologe Rüdiger Hossiep erklärt: „Im Grunde sind Mitarbeitergespräche der Schlüssel zu allem. Wenn etwas schiefläuft, dann kostet es viel Zeit, das zu reparieren.“

„In die Vorbereitung wird zu wenig Zeit gesteckt“

Aus diesem Grund ist es wichtig, sich als Manager sowohl für die Vorbereitung Zeit zunehmen – als auch für das Gespräch selbst. „In die Vorbereitung wird oft zu wenig Zeit gesteckt“, sagt Katharina Weber, Geschäftsführerin der Verhandlungsberatung Negotiation Advisory Group. Denn es gehöre zu den Aufgaben einer Führungskraft, für die Zufriedenheit der Angestellten zu sorgen. Aus dem Grund sei ein regelmäßiger Austausch wichtig. „Spätestens zwei Monate vor dem Jahresgespräch sollte es einen Update-Termin geben“, sagt sie. Damit meint sie, ein kurzes Gespräch, um zu verstehen, was ihr Team bewegt. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sei das wichtig.

Denn sollte der Gürtel so eng geschnallt sein, dass es keine Spielräume beim Gehalt gibt, sollte der Mittelmanager mit Gegenangeboten seine Wertschätzung ausdrücken können. „Verhandlungen sind immer nur dann von Erfolg, wenn sich beide Seiten abgeholt fühlen“, erklärt die Verhandlungsexpertin und fügt hinzu: „Ein Unternehmen verliert Mitarbeiter, wenn die Führungskräfte zwar sagen, dass gute Arbeit geleistet wird, diese aber nicht mit ausreichend Wertschätzung honorieren.“

Mitarbeitergespräche: Zehn Tipps für Arbeitgeber

1. Gespräch planen

Fordern Sie den Angestellten nicht spontan zum Gespräch, sondern kündigen Sie den Termin am besten mehrere Wochen vorher per E-Mail an. Um die Vorbereitung zu erleichtern, können Sie im Voraus einen Gesprächsleitfaden verschicken.

2. Zeit nehmen

Faustregel: Nehmen Sie sich mindestens eine Stunde Zeit, eher mehr. Dann haben Sie genug Zeit für ungeplante Aspekte. Sorgen Sie außerdem für eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Das Telefon schalten Sie aus, die Bürotür schließen Sie.

3. Gespräch vorbereiten

Was hat der Mitarbeiter im vergangenen Jahr erreicht? Wo hätte er noch besser abschneiden können? Solche Fragen sollten Sie sich vorab beantworten und notieren. So haben Sie für das Gespräch eine Struktur.

4. Sitzplatz wählen

Setzen Sie sich nicht gegenüber, denn dann neigt man eher zur Konfrontation. Besser und entspannter: Am Tisch im 90-Grad-Winkel zu einander.

5. Rückblick wagen

Zunächst geht es um eine Bilanz. Wie gut hat der Mitarbeiter seine Ziele der vergangenen zwölf Monate erfüllt? Vergessen Sie nicht, ihn dafür zu loben. Äußern Sie aber auch deutlich, womit Sie nicht zufrieden waren – ohne den Mitarbeiter bloßzustellen. Bleiben Sie deshalb unbedingt sachlich.

6. Ausblick geben

Sie müssen dem Mitarbeiter einerseits verdeutlichen, wohin sich das Unternehmen im kommenden Jahr entwickeln soll – und andererseits, was er selbst dazu beitragen kann. Wie lassen sich seine Stärken ausbauen, und zwar so, dass der Betrieb davon profitiert?

7. Ziele vereinbaren

Was soll der Mitarbeiter leisten – und vor allem: bis wann? Konkrete, individuelle, messbare Ziele geben Orientierung und können die Motivation steigern.

8. Rückmeldung fordern

Sie sollen keinen Monolog halten, der Mitarbeiter soll sich auch selbst äußern. Bitten Sie ihn deshalb um ein Urteil. Wie empfindet er die Zusammenarbeit mit Ihnen und seinen Kollegen?

9. Vereinbarung notieren

Halten Sie den Inhalt des Gesprächs hinterher schriftlich fest. Das hilft sowohl Ihnen persönlich als auch dem Mitarbeiter. Fragen Sie dafür in der Personalabteilung nach einheitlichen Formularen.

10. Kontakt halten

Warten Sie nicht bis zum nächsten Gespräch ab. Je regelmäßiger Sie sich nach den Fortschritten erkundigen, desto eher erreicht der Mitarbeiter die Ziele. Und er realisiert: Das Jahresgespräch war keine Alibiveranstaltung.

Laut Psychologe Hossiep sei Wertschätzung neben Vertrauen der grundlegende Punkt für ein gutes Mitarbeitergespräch: „Wertschätzung bedeutet nicht nur Honig um den Bart schmieren und Vanillesoße obendrauf zugießen, sondern sich nicht zu schade zu sein, ein kritisches Gespräch zu führen.“

Dafür sei es notwendig, regelmäßig den Austausch zu suchen, um Kritik ansprechen zu können. Dazu sagt Hossiep: „Wenn der Mitarbeitende im Jahresgespräch zu Recht sagt, dass er gar nicht wusste, dass er etwas falsch gemacht hat, dann haben wir einen gravierenden Führungsfehler.“

Im Austausch mit Führungskräften hört der Psychologe immer öfter, dass die Beteiligten gegenüber Kritik dünnhäutiger werden. Deshalb würde häufig nicht mehr Tacheles geredet und negatives Feedback bliebe deshalb oft auf der Strecke, sagt er.

Denn Kritik ist nicht nur wichtig, um die Arbeitsleistung zu verbessern, sondern auch für die Entwicklung des Beschäftigten selbst. Nur wer weiß, dass welche Schwachstellen er hat, kann diese auch beheben. Der Psychologe betont den „helfenden Aspekt“ von Kritik und versteht sie nicht primär als Rüge.

Gegenseitige Kritik als Zeichen der Wertschätzung

Aus diesem Grund ist es genauso wichtig, dass die Angestellten in dem Gespräch ihre Führungskräfte bewerten. Um das zu unterstützen, empfiehlt Hossiep Führungskräften direkt nach Feedback nachzufragen. So könnte eine Frage lauten: Wie hätte ich dich besser unterstützen können, deine beruflichen Ziele zu erreichen? Oder: Was kann ich tun, um deine Arbeitsleistung nachhaltig zu stärken?

Wichtig bei der Kritik ist es, die Person und das Verhalten zu trennen und situationsbedingt zu kritisieren. Statt zu sagen: „Du bist unorganisiert und chaotisch“, wäre es besser zu sagen: „Bei Projekt XY wirkte der zeitliche Ablauf unstrukturiert. Dadurch konnte ich keinem roten Faden bei meiner Arbeit folgen und es hat mich eingeschränkt.“

Insgesamt sollte das Gespräch in einer angenehmen Atmosphäre stattfinden. „Wer sonst Gespräche im Büro führt, sollte nicht für die Gespräche den großen Konferenzraum buchen“, sagt der Psychologe. Von vermeintlichen Gesprächstechniken hält er allerdings nicht. „Der Trick ist es zu erkennen, dass es keinen Trick gibt. Wichtig ist es, dass sich die Führungskräfte auf die Basics der Gesprächsführung fokussieren.“

Zuhören und Interesse zeigen, seien dabei die wichtigsten Aspekte. „Dazu gilt es, eine gemeinsame Linie zu finden, wie man miteinander kommuniziert.“ Hierzu ist das Stichwort Metaebene relevant. Vereinfacht gesagt, stellt diese Art der Kommunikation ein Gespräch aus der Vogelperspektive dar. Auf einen möglichen Konflikt wird mit Abstand und von oben herab geblickt, ohne eine persönliche Note. Denn vermeintlich harmlose Worte vom Absender können vom Empfänger als verletzend empfunden werden. Die Kommunikation auf der Metaebene soll Missverständnisse aufklären.

Mitarbeitergespräche: Zehn Tipps für Arbeitnehmer

1. Gespräch vorbereiten

Legen Sie sich direkt vor und nach das Gespräch keine Termine, schon gar keine wichtigen. Bereiten Sie sich außerdem gründlich vor – im Optimalfall wie auf ein Vorstellungsgespräch.

2. Bilanz ziehen

Blicken Sie zurück auf die vergangenen zwölf Monate. Welche Aufgaben und Projekte haben Sie besonders gut gemeistert, was lief nicht so gut – und warum? Und: Wie können Sie es besser machen? Diese Fragen sollten Sie sich vor dem Gespräch beantworten. Notieren Sie sich die Antworten in Stichpunkten. Je besser Sie sich vorbereiten, umso souveräner treten Sie im Gespräch auf.

3. Meinung sagen

Im Gespräch wird Ihnen Ihr Vorgesetzter sagen, was Sie in den kommenden Monaten tun können. Nun sollten Sie dazu Ihre Meinung sagen. Halten Sie diese Ziele für realistisch? Falls Ihnen die Details nicht klar sind, haken Sie sofort nach. Das ist besser, als nach dem Gespräch ratlos zu sein.

4. Vorschläge machen

Welche Projekte reizen Sie? Wie wollen Sie sich weiterbilden? Jede Führungskraft mag Mitarbeiter, die mitdenken. Überlegen Sie sich deshalb vorab eigene Ideen und sprechen Sie sie von sich aus an – bevor Ihr Chef Sie dazu auffordert. Natürlich sollten Sie gleichzeitig verdeutlichen, welche Rolle Sie dabei übernehmen.

5. Offenheit zeigen

Sie haben heikle Themen auf dem Herzen? Die gehören jetzt auf den Tisch. Wie so oft ist der Ton entscheidend. Kritik ist grundsätzlich in Ordnung, sie sollte aber konstruktiv erfolgen.

6. Gehalt ignorieren

Wichtig: Das Mitarbeitergespräch ist keine Gehaltsverhandlung. Sie dürfen gerne um ihr Gehalt feilschen – bei einem separaten Termin. Tipp: Vereinbaren Sie den am Schluss des Jahresgesprächs.

7. Gespräch durchdenken

Analysieren Sie die Unterredung direkt im Anschluss. Was lief gut, was schlecht? Machen Sie sich Notizen, sonst vergessen Sie wichtige Details – was Sie hinterher sicher bereuen.

8. Fragen klären

Sie haben alle Punkte beachtet, sich gut vor- und sorgfältig nachbereitet? Trotzdem sind noch Fragen offen? Dann bitten Sie Ihren Chef um einen Termin für ein kurzes Nachgespräch.

9. Protokoll lesen

Das Gesprächsprotokoll ist die Basis für Ihr nächstes Jahresgespräch. Lesen Sie sich die Details deshalb sorgsam durch. Falls Sie Details anders erinnern, sprechen Sie das direkt an.

10. Lob verteilen

Sie waren mit dem Gespräch zufrieden? Dann spricht alles für, genau das dem Chef mitzuteilen. Denn über positive Rückmeldung freut sich jeder, auch Führungskräfte.

Nicht am Gesprächsbogen kleben

In vielen Unternehmen geben die Personalabteilungen einen Gesprächsbogen vor. Dieser eignet sich gut für die Vorbereitung auf das Gespräch und auch für den roten Faden. Doch während des Termins sollten sich Mittelmanager und Angestellter nicht starr von Punkt zu Punkt hangeln, sondern Platz für Themen außerhalb des gewöhnlichen Leitfadens lassen. Damit können die Führungskräfte besser auf die individuellen Fragen und Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder eingehen.

Das Gespräch sollte in drei Bereiche gegliedert sein: erstens der Rückblick auf das vergangene Jahr, zweitens Feedback und drittens der Ausblick auf das bevorstehende Jahr. Hossiep hält es dabei für sinnvoll, das Jahresgespräch von Gehaltsverhandlungen zu trennen. Auch die Verhandlungsexpertin Weber sieht es ähnlich. Und sagt, dass das Jahresgespräch eine wichtige Grundlage für eine künftige Gehaltsverhandlung spielt. „Wenn ich den Angestellten deutlich mache, welche Schritte notwendig sind, um die nächste Stufe zu erreichen, dann hat man ein gemeinsames Ziel – und ein klares Commitment seitens der Führungskraft“, erklärt sie. So können beispielsweise neue Verantwortungsbereiche besprochen werden, die für eine Gehaltserhöhung notwendig sind.

So holen Angestellte das Beste raus

Sollte es kein Budget für mehr Gehalt geben, müsse anders auf die Anforderungen eingegangen werden. Anpassungen der Arbeitszeit, andere Homeoffice-Regelungen oder Weiterbildungen wären Möglichkeiten. „Doch auch die Angestellten sollten die Gespräche nutzen, um zu kommunizieren, was sie brauchen“, sagt Weber.

Sollte keiner der Wünsche umsetzbar sein, empfiehlt die Verhandlungsexpertin, dass Führungskräfte die Situation klar ansprechen. Dafür sei es sinnvoll die wirtschaftliche Lage nochmal zu erklären und einen Ausblick auf Besserung zu geben. Sollte es die nächsten ein, zwei Jahre noch schwierig sein, dann sollten die Angestellten das so an ihr Team kommunizieren. Dazu erklärt Weber: „Als Führungskraft sollte uns in den Gesprächen bewusst sein, dass es Unternehmen gibt, die jetzt gerade keine wirtschaftlichen Probleme haben. Sollten wir die Ziele und Bedürfnisse unserer Mitarbeiter ignorieren, dann können wir sie schnell an die anderen Unternehmen verlieren.“

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Hinweis: Dieser Artikel erschien erstmals am 22. Januar 2025 bei der WirtschaftsWoche. Wir zeigen ihn aufgrund des großen Interesses erneut.