Flexibel Arbeiten: Diese Fallen drohen im Home-Office
Heikles Heimspiel: Homeoffice gefährdet die Gesundheit und die Karriere.
Foto: WirtschaftsWocheBevor Nicolas Preuß um die Ecke biegt, hören seine Mitarbeiter keine Schritte, sondern ein Surren. Der 35-Jährige ist Teamleiter beim Logistikunternehmen Time Matters und zuständig für sieben Angestellte. Die Firma sitzt im hessischen Neu-Isenburg, Preuß arbeitet meist im bayrischen Landsberg am Lech – vier Autostunden entfernt.
Seit zwei Jahren praktiziert Preuß fast ausschließlich „Management by rolling around“, und zwar dank eines Roboters des US-Herstellers Suitable Technologies. Das Gerät namens Beam besteht aus einem Bildschirm auf zwei Stelzen und fünf Rädern, Preuß bedient es von zu Hause aus mit dem Steuerkreuz seiner Tastatur.
Technischer Schnickschnack? Keineswegs. „Ohne den Roboter könnte ich meinen Job nicht aus dem Home-Office machen“, sagt Preuß, der bei dem Unternehmen Stammzellentransporte koordiniert. „Ich muss für mein Team ansprechbar sein.“
„Nico“, ruft ein junger Mitarbeiter, als er das unverwechselbare Surren hört. „Ist nicht so wichtig, aber kannst du gleich mal vorbeikommen? Ich habe eine Frage.“ Preuß grinst. Für solche vermeintlich unwichtigen Anliegen setzt niemand eine Telefonkonferenz an: „Ich will mir dafür trotzdem Zeit nehmen“, sagt Preuß, „auch ohne körperlich anwesend zu sein.“
Home-Office verhindert zufällige Gespräche
Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) hält die Roboterlösung für legitim. „Eines der größten Probleme beim Home-Office ist, dass keine zufälligen Gespräche mehr stattfinden“, sagt die Expertin, die zu flexiblen Arbeitsformen forscht. Doch genau aus solchen scheinbar belanglosen Konversationen entstehen häufig neue Ideen: „Nur wer den Flurfunk mitbekommt, hat ein Gefühl dafür, wie die Stimmung im Unternehmen ist und was die Kollegen umtreibt.“
Dank seines Roboters kann Preuß umsetzen, wovon viele Deutsche träumen. Die Arbeit im Homeoffice ist für sie nach wie vor ein unerfüllter Wunsch. Laut einer Studie des Bundesarbeitsministeriums aus dem Jahr 2015 hätten knapp 40 Prozent der Angestellten, die bislang nicht im Homeoffice arbeiten, gerne die Möglichkeit dazu. Als Hauptgründe geben sie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie weniger Fahrzeit an.
Und tatsächlich: Lästige Staus wären passé, das gemeinsame Mittagessen mit den Kindern eher Regel als Ausnahme. Und wenn am Nachmittag der Schädel dröhnt, könnte der Heimarbeiter spontan mit dem Hund eine Runde Gassi gehen, um so den Kopf wieder freizubekommen. So lautet zumindest die Idealvorstellung.
Regeln schaffen
Etwas grundsätzliches vorab: Es heißt Home Office, nicht Home Holiday. Wer im Home Office arbeitet, arbeitet also auch und spielt nicht den ganzen Tag mit den Kindern, plaudert mit den Nachbarn und schickt ab und an eine E-Mail. Wer sich für einen Job im Home Office entscheidet, muss also jede Menge Disziplin mitbringen. Familie und Freunde sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Arbeitszeit für die Kontaktaufnahme tabu ist. Umgekehrt gilt aber auch: Machen Sie Pausen und pünktlich Feierabend.
Heller Arbeitsplatz – mit eigener Tür
Wer konzentriert und vor allem effektiv arbeiten möchte, der benötigt entsprechende Lichtquellen, ein angenehmes Raumklima und einen passend eingerichteten Arbeitsplatz. Torsten Lohrsträter vom Büroausstatter Haworth empfiehlt außerdem, das Office räumlich klar von den anderen Zimmern abzugrenzen, so fällt es leichter, eine Trennung zwischen Arbeit und Freizeit einzuhalten.
Funktionierende Technik
Wer effektiv arbeiten möchte, braucht auch zu Hause die passende technische Ausstattung. Ein funktionierender PC und eine stabile Internetverbindung sind ein Muss. Aber auch Möglichkeiten, so direkt und schnell wie möglich mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren sowie Daten auszutauschen, sollten vorhanden sein. Wer sich für das Home Office entscheidet, sollte vorab gemeinsam mit dem Vorgesetzten besprechen, welche Lösung für das Unternehmen am besten geeignet ist.
Richtig sitzen
Wer falsch sitzt, kann früher oder später unter Rückenschmerzen leiden oder andere Muskel- und Skeletterkrankungen bekommen. Deshalb sollten Angestellte im Home Office nicht auf der Couch sitzen und sich acht Stunden lang über einen Laptop auf ihrem Schoß beugen. Auch im Home Office brauchen Arbeitnehmer einen vernünftigen Stuhl mit verstellbarer Sitz- und Lehnen-Höhe und einstellbarer Rückenlehne. Und: Stuhl und Schreibtisch müssen auf den eigenen Körper eingestellt werden. Der Tisch sollte sich entsprechend an der Ausrichtung des Stuhles orientieren. Wichtig ist, dass Ober- und Unterarme einen Winkel von mindestens 90 Grad bilden.
Nicht zu lange sitzen
Zu viel Sitzen ist nicht gut. Experten raten zu der ergonomischen Formel 50-25-25: 50 Prozent Sitzen, 25 Prozent Stehen und 25 Prozent Bewegung.
„Wer zu Hause arbeitet, kann schlecht mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, dafür bleibt ausreichend Spielraum in der Gestaltung der Mittagspause“, sagt Lohrsträter. Er empfiehlt, in der Mittagspause einen ausgiebigen Spaziergang zu machen, sich bei gutem Wetter vielleicht auch auf das Fahrrad zu schwingen oder aber kleine Gymnastikübungen in den Alltag einzubauen. Während des Telefonierens mal eben aufstehen und durch die Wohnung wandern oder aber auf dem Balkon bei einer Tasse Kaffee der Kreativität freien Lauf lassen – diese Möglichkeiten sollten Mitarbeiter im Home Office unbedingt nutzen.
Gutes Klima
Die Arbeitsplatzverordnung schreibt in Büros eine relative Luftfeuchtigkeit von 50 Prozent vor. Darauf sollten Angestellte auch zuhause achten. Denn Computer, Telefon und Drucker sorgen für schlechte Luft. Und besonders im Winter trocknet die Heizungsluft das Raumklima zusätzlich aus. „Luftbefeuchter oder Pflanzen sowie Stoßlüften helfen. Außerdem sorgen die kurzen Bewegungsphasen zum Fenster dafür, dass wir der ergonomischen Formel ein Stückchen näherkommen“, sagt Lohrsträter.
Doch die schöne neue Arbeitswelt hat ihre Tücken. Für den Chef bedeutet es mehr Koordination, wenn seine Angestellten von zu Hause aus arbeiten – und die wiederum müssen diszipliniert sein. Studien unterstreichen, dass Arbeitnehmer im Homeoffice häufiger gestresst und einsam sind – und obendrein seltener befördert werden als Büroarbeiter. „Bei vielen folgt nach einigen Monaten Homeoffice die Ernüchterung“, sagt Karriereberaterin Svenja Hofert. Doch es gibt Hoffnung: „Wer sich vorher überlegt, wie er seinen Job von zu Hause aus gestalten kann, und das auch mit Kollegen und dem Chef bespricht, kann durchaus positive Ergebnisse erzielen“, sagt sie.
Aber welche Fallen lauern im Homeoffice? Welche sind besonders tückisch? Was tun Unternehmen, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen? Und was raten Experten den Heimarbeitern? Die vier typischen Homeoffice-Fallen – und wie man sie vermeidet.
Die Aufgabenliste ist gut gefüllt, der Frühstückstisch auch. Warum also sich beeilen, wenn man seine Termine selbst einteilen kann? Ein Trugschluss, der so manchen Heimarbeiter ins Chaos stürzt. „Wer regelmäßig im Home-Office arbeiten will, braucht eine gewisse persönliche Reife“, sagt Beraterin Hofert. „Selbstführung ist die Grundvoraussetzung, damit das Arbeiten außerhalb des Büros funktioniert.“
Das musste vor einigen Monaten auch Anna Milaknis erkennen. Die Beraterin und Gründerin arbeitet oft von zu Hause. Um ihre To-do-Listen besser in den Griff zu bekommen, verabredete sie sich täglich mit ihrer Schwester zum Telefonat. Erzählte ihr morgens, was sie bis abends vorhatte, und abends, was sie tatsächlich geschafft hat. Ihre Schwester wurde zur Kontrollinstanz.
Weil das so gut klappte, entwickelt Milaknis daraus derzeit eine Geschäftsidee. Mit ihrem Start-up Frog List will sie sogenannte Work-Buddies für tägliche Kontrolltelefonate vermitteln. Wer mitmachen will, muss einen Fragebogen ausfüllen, anschließend sucht sie in einer Datenbank den passenden Partner – je nach Tätigkeit und Charakter.
Zwar steht das Start-up noch am Anfang, die Idee halten aber auch Experten wie Josephine Hofmann vom IAO grundsätzlich für interessant. „Es ist sicherlich hilfreich, einen Sparringspartner zu haben“, sagt die Wissenschaftlerin. Das müsse allerdings freiwillig geschehen. „Sobald solche Tandems von den Vorgesetzten eingerichtet werden, verlieren sie ihre Wirkung.“
Home-Office hilft bei der Vereinbarkeit wenig
Vor einigen Monaten war live im Fernsehen zu bestaunen, wie schwierig die Trennung von Job und Familie im Home-Office tatsächlich ist. Robert Kelly, Professor an der südkoreanischen Pusan-National-Universität, war der BBC für ein Interview zugeschaltet. Plötzlich tanzte seine gut gelaunte vierjährige Tochter ins Arbeitszimmer, nur wenige Sekunden später folgte ein Baby im Lauflernwagen. Kelly, sichtlich bemüht, die Konzentration zu wahren, wurde wenig später von seiner hastig hereinstürmenden Frau erlöst, die die Kinder hinauszerrte.
Tatsächlich bringt die Arbeit in den eigenen vier Wänden die Work-Life-Balance bisweilen aus dem Gleichgewicht. Eine aktuelle Studie der International Labour Organization (ILO) zeigt: Während nur 29 Prozent der Büroarbeiter unter Schlafstörungen leiden, sind es bei den mobilen Mitarbeitern und denjenigen, die von zu Hause arbeiten, 42 Prozent. Auch ihr Stresspegel liegt der Untersuchung zufolge deutlich höher.
„Viele vergessen, dass die Absprache mit der Familie genauso wichtig ist wie die mit dem Arbeitgeber“, sagt Karriereberaterin Hofert. Denn während viele Arbeitnehmer im Homeoffice mittlerweile mit ihren Vorgesetzten vereinbaren, zu welchen Zeiten sie erreichbar sind, gibt es für die Familienmitglieder nur selten feste Regeln. Auch dem Partner und den Kindern muss klar sein: Arbeiten von zu Hause ist kein Privatvergnügen, Störungen sind unangebracht. Nur dann funktioniert die Abgrenzung zwischen Beruf und Privatleben.
Forscherin Hofmann begleitete vor einigen Jahren eine Gruppe im baden-württembergischen Wirtschaftsministerium, die ein halbes Jahr im Homeoffice arbeitete. Das Ergebnis: Die Männer fanden es toll, mit ihren Kindern Mittag zu essen. Die Frauen hingegen beklagten, durch das Homeoffice wieder fürs Kochen verantwortlich zu sein. „Auch dafür braucht es klare Absprachen“, sagt Hofmann. „Machen Sie Ihrem Partner klar: Nur weil Sie zu Hause arbeiten, sind Sie nicht für den Haushalt verantwortlich.“
Nicholas Bloom, Professor an der amerikanischen Stanford-Universität, veröffentlichte im Jahr 2014 eine umfassende Studie. Dazu hatte er neun Monate lang knapp 250 Callcenter-Mitarbeiter eines chinesischen Reiseunternehmens begleitet. Die eine Hälfte arbeitete wie gewohnt im Büro, die andere von zu Hause aus. Das hatte durchaus positive Seiten: Sie leisteten mehr und waren seltener krank. Doch gleichzeitig entdeckte Bloom einen veritablen Nachteil: Sie wurden seltener befördert.
Eine Erkenntnis, die zu Hofmanns Erfahrungen passt. „Wir sind immer noch so sozialisiert, dass wir zum Arbeiten ins Büro rennen“, sagt sie. „Im Umkehrschluss denken wir: Wer nicht im Büro ist, der arbeitet auch nicht.“ Diese Haltung müssten vor allem die Führungskräfte überdenken, wenn sie leistungsgerecht befördern wollen.
Experten empfehlen Vorgesetzten, Beurteilungen nicht an Jahresziele zu knüpfen. Angestellte im Homeoffice bräuchten kurzfristigere Ziele. Das steigere ihre Motivation und erleichtere dem Chef die Bewertung. Beraterin Hofert sieht aber auch die Mitarbeiter in der Pflicht, ihre Leistung sichtbar zu machen. Sie rät ihren Klienten, niemals komplett von zu Hause zu arbeiten. „Sichtbarkeit erreichen Sie nur, wenn Sie ab und zu vor Ort sind“, sagt Hofert – egal, ob in einer Woche im Monat oder an einem festen Tag in der Woche.
Die Überblicksstudie der International Labour Organization aus dem vergangenen Februar bestätigt: Wer von zu Hause oder unterwegs arbeitet, kommt auf mehr Arbeitszeit als die Kollegen im Büro. Die Gründe sind vielfältig: Zum einen sind Menschen im Homeoffice häufiger auch außerhalb der Arbeitszeit erreichbar, weil sie Flexibilität gewohnt sind. Zum anderen behindern technische Probleme die Abläufe und erschweren Kommunikation mit Kollegen.
Um diese Hindernisse aus dem Weg zu räumen, müssen Arbeitgeber technisch aufrüsten. Microsoft etwa bietet seinen Kunden dafür Softwarelösungen, die der Konzern auch selbst nutzt. Der Softwareriese gilt als Vorreiter, schon im Jahr 2014 hat er neben der Vertrauensarbeitszeit auch den Vertrauensarbeitsort eingeführt. „Damit das funktioniert, ist eine reibungslose Kommunikation die Grundvoraussetzung“, sagt Kay Mantzel, Experience Manager bei Microsoft, der Kunden regelmäßig das Arbeitskonzept des Unternehmens erklärt.
Microsoft-Mitarbeiter nutzen diverse Softwarehelfer. Der wichtigste ist Skype for Business, das Internettelefonie und Chat vereint. Die Ampelanzeige im Chat signalisiert den Kollegen, wie beschäftigt man gerade ist: Grün steht für „erreichbar“, Gelb für „nicht am Platz“, Rot für „beschäftigt“ und Rot mit einem weißen Strich für „nicht stören“. Die Informationen zieht die Anwendung direkt aus dem Outlook-Kalender. Dessen akribische Pflege ist für jeden Mitarbeiter ein Muss. Außerdem haben alle an einem Projekt beteiligten Personen mithilfe eines eigenen Programms jederzeit Zugriff auf alle wesentlichen Informationen. Die Anwendung integriert nicht nur Chat und Kalender, sondern auch die Dokumentenablage.
„Damit dämmen wir die E-Mail-Flut deutlich ein“, sagt Mantzel. „Das spart allen Zeit.“
Ob sich bei Microsoft nun alle in die virtuelle Arbeitswelt zurückziehen? Im Gegenteil. Mit der Eröffnung der neuen Deutschlandzentrale im vergangenen Herbst setzt das Technologieunternehmen auf modernste Büroarchitektur. „Natürlich soll das neue Gebäude auch Anreiz sein, ins Büro zu kommen“, sagt Mantzel. „Denn echte Innovationen entstehen vor allem dort, wo Menschen zufällig zusammentreffen.“
Das weiß auch Nicolas Preuß. Er kann auch weiterhin spontane Unterhaltungen führen, die über das Fachliche hinausgehen – seinem Roboter sei Dank. „Ich bekomme die Stimmung im Team und im Unternehmen mit“, sagt Preuß. „Das ist nicht zu unterschätzen.“ Alle zwei Wochen ist Preuß für ein bis zwei Tage dann aber doch im Büro. „Wenn es Probleme gibt oder ein ernsthaftes Mitarbeitergespräch ansteht, möchte ich physisch anwesend sein“, sagt er. Manche Themen will eben niemand mit einem Roboter besprechen.