Was ist kalendarisch das nächste große Ding nach dem Sommerurlaub? Antwort: Weihnachten. Da ist es schon verständlich, dass bei vielen das Gefühl aufkommt, direkt am ersten Arbeitstag nach dem Sommerurlaub wieder ins berufliche Hamsterrad zurückgesprungen zu sein, während zuhause die Waschmaschine noch die letzten Salz- und Sandreste aus den Badehosen wäscht.
Sie können Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei helfen, den Kontrast zwischen Urlaub und Arbeit als weniger drastisch zu erleben und das Ende der Ferien nicht als das Ende von allem, was das Leben schön macht. Hier ein paar Tipps:
1. Halten Sie die Urlauber auf dem Laufenden
Nicht alle wollen sich im Urlaub komplett von der Arbeitswelt ausklinken. Im Gegenteil empfinden nach meiner Erfahrung einige den Gedanken sogar als zusätzlichen Stress, nach zwei, drei Wochen Abwesenheit den Wissensrückstand mühsam aufzuholen. Die Frage „Was verpasse ich und was davon macht mir nach dem Urlaub umso mehr Arbeit?“ kann am Erholungswert der freien Tage zehren.
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Was halten Sie deshalb von einem kleinen Info-Service für alle, die zwischendurch gerne ein Update hätten? Etwa in Form eines kurzen wöchentlichen Urlaubs-Newsletters an die private E-Mail-Adresse für alle, die ihn am Strand oder in den Bergen wirklich lesen wollen.
Oder von einem vorab vereinbarten kurzen Telefonanruf? Für viele ist Arbeit ja kein Alptraum, an den man keine Sekunde verschwenden darf, weil man sonst der Depression verfällt. Viele lieben ihren Job. Und wer trotzdem wirklich komplett abtauchen möchte, sollte diese Freiheit ebenfalls haben. Für komplette Funkstille spricht ja auch einiges.
2. Statt Weihnachtsfeier: Erzeugen Sie Vorfreude auf den Spätsommer
Es ist ein bekanntes Luxusproblem: Was ist mit der Betriebsweihnachtsfeier? Wo und wann bekommen wir noch einen Termin in der gewünschten Location und sind wir im Adventsstress (backen, shoppen, Corona-Aerosole drinnen) überhaupt in Stimmung? Ich kenne mehr als eine Firma, die ihre Weihnachtsfeier deshalb ins Frühjahr verlegt und dort das dafür vorgesehene Budget ausgibt.
Wie wäre es, wenn Sie Ihre Weihnachtsfeier in den Spätsommer vorziehen? Als ein Sommerfest nach den Sommerferien, irgendwann im September. Denn Fakt ist doch: Der Sommer geht offiziell bis Mitte September, wirkt aber nach dem Urlaub wie irgendwie vorbei. Warum also die Zeit nach der Reisewelle nicht noch einmal zum Höhepunkt machen, auf den sich Ihr Team freuen kann? Das Zweitbeste kommt zum Schluss.
3. Vorab: Schaffen Sie glasklare Vertretungsregelungen mit „Prokura“
Häufig höre ich: „Ich muss nach dem Urlaub erstmal wochenlang nacharbeiten, was liegengeblieben ist.“
Gleichzeitig heißt es während der Abwesenheit der urlaubenden Kollegen nicht selten von den offiziellen Urlaubsvertretungen: „Das kann ich nicht entscheiden. Da müssen wir warten, bis er/sie wieder aus dem Urlaub zurück ist.“
Effekt A: In der Urlaubszeit ist Ihr Unternehmen in bestimmten Bereichen wie gelähmt.
Effekt B: Der oder die Urlaubende kommt mit der blanken Nachhol-Panik zurück in die Firma. Der Erholungseffekt des freien Sommers verbrennt in wenigen Tagen.
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Wozu gibt es Vertreter, wenn die nichts entscheiden können? Lassen Sie die Urlaubenden mit ihren Vertretungen klar definieren, welche Entscheidungen in Abwesenheit getroffen werden können – dann eben auch mal über den Kopf dessen hinweg, der sonst „im Lead“, aber jetzt eben „am Beach“ ist. Loslassen können gehört zum Urlaubmachen dazu.
Und für die Vertreter und Vertreterinnen ist ihre eigene Anwesenheit in der Sommerzeit die Gelegenheit, sich in der Führung von Projekten zu beweisen. Für Sie als Chefin oder Chef ist das die Chance, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in neuen Verantwortungen anders kennenzulernen. Stichwort Personalentwicklung.
4. Vereinbaren Sie einen Nicht-Angriffspakt bei E-Mails
Es ist schon der Klassiker der Seelenpflege im Job: Die Freiheit, die angehäuften E-Mails nach dem Urlaub einfach links liegen zu lassen. Das geht nicht immer, etwa wenn der Urlauber fester Ansprechpartner bestimmter Kunden ist. Aber oft schon.
Einfach tausend Mails nach den Ferien löschen. Das ist pure Urlaubsstimmung im Büro. Dazu gehört:
A. für interne Mails: Vereinbaren Sie, dass Urlaubende so wenig wie möglich auf Cc gesetzt, geschweige denn direkt angeschrieben werden. Diejenigen, die in der Firma die Stellung halten, können die eine oder andere Angelegenheit auch zurückhalten und erst dann zum Thema machen, wenn der oder die Urlaubenden wieder im Job Fuß gefasst haben. Wer Themen gerne „vom Tisch“ hat und sie deshalb im E-Mail-Postfach der Sommerurlauber ablädt, wird sich hier umstellen (und eigene Notizen machen) müssen – und wird merken: Viele Anliegen erledigen sich mit der Zeit automatisch.
B. Die offizielle Urlaubsvertretung gehört in die automatische E-Mail-Abwesenheitsnotiz.
C. bei Bedarf die Einrichtung von Regeln automatisierter E-Mail-Weiterleitungen im E-Mail-Programm, falls Mails bestimmter Absender (etwa besonderer Kunden) nicht versacken dürfen. So etwas kann am letzten Arbeitstag ein, zwei Stündchen dauern. Räumen Sie Ihren Leuten Zeit dafür ein, vor dem Aufbruch ein sauberes Nest zu hinterlassen.
5. Ermöglichen Sie eine sanfte „Wiedereingliederung“
Erinnern wir uns an unsere Schulzeit. Am Ende der Sommerferien war der Beginn des neuen Schuljahrs wie ein Erweckungsschlag ins Gesicht. Die Sache mit dem Ernst des Lebens und so weiter. Ein bisschen so fühlt es sich doch auch nach dem Urlaub an.
Um den Sprung auf den fahrenden Zug nach den schönen Tagen nicht allzu brutal erscheinen zu lassen: Gönnen Sie den Rückkehrenden Zeit zum Ankommen. Zelebrieren Sie das und machen Sie zum Thema, dass niemand ein schlechtes Gewissen haben muss, wenn er oder sie es am ersten und vielleicht auch zweiten Tag gemäßigt angeht, etwa, indem erstmal ein Willkommen-zurück-Gespräch mit den Vorgesetzten auf dem Terminplan steht oder indem besagten Kolleginnen und Kollegen in Online-Konferenzen zugebilligt wird, sich passiv zu beteiligen, ohne gleich wortreich ausholen zu müssen.
Vielleicht wären zwei, drei Tage Homeoffice ja auch ein guter Weg, wieder im Job Tritt zu fassen, während der Haushalt zuhause wieder auf Betriebstemperatur hochgefahren wird.
Und versuchen Sie wirklich, Ihre Leute vom E-Mail-Flut-Frust freizuhalten. Ein pralles Postfach fühlt sich nun einmal an wie ein Berg an Akten auf dem Tisch.
6. Führen Sie die Notiz „geistige Abwesenheit“ ein
E-Mails im Urlaub sind das eine, E-Mail direkt nach dem Urlaub das andere. Vereinbaren Sie doch eine neue Art von automatisierter Abwesenheitsnotiz. Während die klassische Abwesenheits-Notiz darauf hinweist, dass die E-Mail wegen Urlaub weder jetzt noch später gelesen wird (samt Vertreter-Kontakt), weist die Notiz zur „geistigen Abwesenheit“ auf Folgendes hin:
Vielen Dank für die E-Mail. Ich bin gerade erst aus dem Urlaub zurückgekommen und brauche noch ein bisschen Zeit, bis alles wieder läuft wie am Schnürchen. Es könnte deshalb etwas länger als sonst üblich dauern, bis ich auf Ihre E-Mail reagiere. Aber ich melde mich garantiert. Versprochen! Das wird kaum Tempo rausnehmen, nimmt aber den Rückkehrenden den Druck, plötzlich als unzuverlässig zu gelten. Getan wird die Arbeit ja trotzdem. Genießen Sie die kommenden heißen Tage! Im Idealfall im Urlaub. Und kommen Sie da-nach wieder gut rein.
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