Meeting: So gewinnen Sie auch Kollegen mit knapper Aufmerksamkeitsspanne!
Großes Aufatmen nach dem Nato-Gipfel: Das Treffen ist ohne einen Eklat über die Bühne gegangen. Und das dürfte vor allem daran liegen, dass sich der neue Generalsekretär Mark Rutte ordentlich ins Zeug gelegt hat, um vor allem einen Teilnehmer bei Laune zu halten: US-Präsident Donald Trump.
Eine seiner Maßnahmen: Die Zusammenkunft soll kurz und knapp sein. Je kürzer das Meeting der Staatschefs, so die Logik, desto weniger Gelegenheiten zur Eskalation bleiben Trump – und desto höher die Aussichten, dass er dabei bleibt. Trump, so wurde im Vorfeld berichtet, mag weder ausschweifende Besprechungen noch ellenlange Dokumente zur Vorbereitung. Und wenn wir ehrlich sind: Darin dürften die allermeisten von uns Trump zustimmen.
Also: Wie sollte ein Meeting aussehen, damit alle aufmerksam bleiben – und es auch wirklich etwas bringt?
1. Gut vorbereiten
Der Erfolg eines Meetings steht und fällt mit der Vorbereitung. Drei Fragen sollten Sie sich dazu stellen: Was wollen wir klären? Wen brauchen wir dafür? Und welches Format eignet sich dafür am besten? Wer Meetings im Stehen statt im Sitzen abhält, ist doppelt so produktiv, wie Steven Rogelberg herausgefunden hat. Der Organisationspsychologe von der Universität von North Carolina hat in seinem Buch „The Surprising Science of Meetings“ den Forschungsstand zusammengefasst – und versteht es als Handreichung für Manager.
Wer an der Besprechung teilnimmt, sollte zuvor nicht nur eine Agenda erhalten, sondern auch wichtige Informationen zu den anstehenden Fragen. So kann sich jeder und jede schon mal Gedanken machen, zudem fallen zeitraubende Erläuterungen während der Besprechung weg.
2. Die richtigen Leute einladen
Jeff Bezos, Gründer und langjähriger Chef des Onlinehändlers Amazon, hat einst eine Höchstgrenze für ein Meeting definiert: Alle Teilnehmer müssen von zwei Pizzen satt werden. Tatsächlich bietet eine Gruppe von maximal acht Menschen die besten Chancen für eine konstruktive Runde. Sitzen mehr Leute zusammen, sinkt die Konzentration – und damit die Qualität des Austauschs.
Damit trotzdem niemand im Team das Gefühl hat, bei einer wichtigen Besprechung ausgeschlossen zu werden, kann die Führungskraft zuvor alle bitten, sich mit Anregungen zu melden – und anschließend ein Ergebnisprotokoll verschicken, das wiederum alle mit Vorschlägen ergänzen können. So werden wirklich alle Impulse berücksichtigt.
Es lohnt sich auch, vorab eine ehrliche Antwort auf die Frage zu finden: Braucht es in einer Sache wirklich die Einschätzung eines Fachkollegen? Wer dies mit Ja beantwortet, sollte ihm die Möglichkeit geben, den Konferenztisch oder die digitale Runde verlassen dürfen, sobald dieser eine Punkt geklärt ist.
3. Auf Pünktlichkeit und Disziplin achten
Es mag banal klingen – und doch wird es vor allem nicht immer von allen beachtet: Seien Sie pünktlich! Kommt der eine oder die andere fünf Minuten zu spät, ohne dass dies sanktioniert oder zumindest thematisiert wird, sehen bald immer weniger Leute die Notwendigkeit, zur vereinbarten Zeit zu erscheinen. Aus ein paar Minuten Verspätung wird so im schlimmsten Falle schnell mal eine wertvolle Viertelstunde.
Auch beim Einbringen der eigenen Ideen gilt es, rücksichtsvoll mit der Zeit der anderen umzugehen. Wer in einem Meeting vor allem eine Bühne für sich selbst sieht, Gesagtes in den eigenen Worten wiederholt oder mit Ausführungen, die nichts zur Sache beitragen, abschweift, sollte in die Schranken gewiesen werden.
4. Einen Moderator bestimmen
Entscheidend ist jemand, der die Besprechung leitet und darauf achtet, dass niemand den Fokus verliert. Um diese Rolle gut auszufüllen, braucht es eine gewisse Portion Autorität.
Der Moderator sollte auch die Frage im Blick behalten, was der Besprechung folgt: Welche Punkte sind noch offen? Welche müssen nun zusätzlich geklärt werden? Und vor allem: Wer kümmert sich darum?
5. Die Zeit im Blick behalten
Gute Meetings brauchen nicht nur einen guten Moderator – sondern auch einen Timekeeper: jemanden, der auf die Zeit achtet. Es hilft, für Redebeiträge eine maximale Dauer festzulegen. Niemals mehr als 90 Sekunden beispielsweise. Eine von Rogelbergs Empfehlungen: Statt einer halben Stunde nur 25 Minuten für ein Treffen ansetzen. Der latente Zeitdruck zwinge alle, bei der Sache zu bleiben und an einer Lösung zu arbeiten.
Der Berater Boris Gloger empfiehlt zudem die Methode des Timeboxing: Zunächst wird geklärt, welche Fragen besonders dringend sind, dann wird eine Diskussionszeit pro Frage vereinbart. Sind etwa zehn Minuten um, stimmen alle ab, ob das Problem gelöst wurde – oder ob weiter diskutiert werden soll.
Bei einer Mehrheit für eine Verlängerung gibt's fünf Minuten obendrauf. Liegt die Lösung auch dann nicht auf dem Tisch, werden weitere zwei Minuten angehängt, zuletzt nur noch eine. „Vielredner werden so gestoppt, stattdessen sehen sich alle durch den engen Zeitrahmen gezwungen, konstruktiv zusammenzuarbeiten und schließlich zu einem Ergebnis zu kommen“, erklärt Gloger.
6. Handys beiseitelegen
Smartphones fressen unsere Aufmerksamkeit: Eigentlich wollten Sie nur noch kurz im Chat eine Frage an einen Kollegen stellen – und plötzlich versinken Sie in einer ganz anderen Sache, zu der Sie jemand aus der HR-Abteilung anchatet. Der Frage, um die es in der eigentlichen Besprechung geht, können Sie damit schon gar nicht mehr folgen.
Deshalb: Nehmen Sie Notizblock und Stift mit in die Besprechung und lassen Sie das Handy in der Tasche! Wer wirklich ein Laptop braucht, weil dort wichtige Unterlagen oder seine eigenen Notizen abgespeichert sind, sollte es in den Modus „Bitte nicht stören!“ schalten. Aber: Selbst derjenige, der für das Protokoll zuständig ist, kann seine Augen eigentlich vom Bildschirm lösen. Viele Konferenzsysteme bieten nämlich inzwischen die Möglichkeit, das Meeting aufzuzeichnen – und das Protokoll von einem digitalen Assistenten automatisch erstellen zu lassen.
Lesen Sie auch: Höchststrafe Meeting