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Ständige Unterbrechungen So bleiben Sie trotz Meetings produktiv

Konferenzen fressen die Arbeitszeit Quelle: Marcel Stahn

Ständige Arbeitstreffen können frustrierend sein: Die Aufgaben am Schreibtisch bleiben immer wieder liegen. Das muss nicht so sein. Wer um Meetings nicht herumkommt, kann trotzdem bei eigenen Projekten vorankommen.

Wer kennt das nicht? Eigentlich müsste eine wichtige Präsentation fertiggestellt werden, doch Woche für Woche und Tag für Tag will kein rechter Flow aufkommen. Das Problem: Die in allen Unternehmen allgegenwärtigen, von Stoßseufzern der Teilnehmer begleiteten Meetings zerrupfen den Arbeitstag, zerstören die Konzentration und sorgen für Durchhänger am Schreibtisch.

Dass Meetings Zeitfresser sind, ist durch unzählige Untersuchungen belegt. Eine im Auftrag des Software-Konzerns Sharp durchgeführte aktuelle Studie mit mehr als 8000 Teilnehmern zeigt etwa, dass Mitarbeiter in Unternehmen durchschnittlich 25 Stunden pro Monat in Meetings verbringen – mehr als sechs Stunden pro Woche also oder mehr als eine Stunde pro Tag.

„Es wird kaum so viel Zeit in Unternehmen sinnlos verbraten wie Meetingzeit“, sagt auch die Zeitmanagement-Beraterin Cordula Nussbaum aus Sauerlach bei München. Bei Zeitmangel im Job sollten deshalb diese Treffen als erstes hinterfragt werden.

Doch nicht immer ist es möglich, auf Meetings zu verzichten. Digitale Transformation, neue Formen der Zusammenarbeit und komplizierter werdende Verflechtungen innerhalb und zwischen Unternehmen erfordern eben Absprachen. Die Lösung muss in vielen Fällen also gefunden werden, ohne auf Meetings zu verzichten.

Die Autorin Elizabeth Grace Saunders hat sich in einem Artikel für die Harvard Business Review dem Dilemma gewidmet. „Wie Sie Ihre Aufgabenliste abarbeiten, wenn Sie ständig in Meetings sind“, ist er überschrieben. Saunders hat einen einfachen Tipp: Nicht auf das perfekte Zeitfenster warten, sondern einfach sofort anfangen. Doch genau daran scheitern ja so viele – „einfach“ machen, wenn es ständig Unterbrechungen gibt, ist eben nicht einfach, sondern schwierig.

Saunders empfiehlt, sich von der Vorstellung zu verabschieden, eine Aufgabe in einem Rutsch mit ausreichend Zeit erledigen zu können. „Sie können eine nachhaltigere und weniger stressbehaftete Methode finden“, schreibt sie. Es könne sein, dass der ideale Tag ohne Meeting niemals komme. Und was dann? „Es ist besser, das zu akzeptieren und innerhalb einer Realität zu arbeiten, in der es Meetings eben gibt.“

Wenn ein größeres Projekt wie ein Berg vor einem liegt, hilft es, die Arbeit in Etappen aufzuteilen. Notfalls in sehr kleine Teilschritte, wie etwa die Suche nach einer E-Mail des Vorgesetzten, in der Anforderungen formuliert waren, oder der Blick auf bereits existierende Notizen.

Cordula Nussbaum stößt in dieselbe Richtung und empfiehlt, sich Notizen auch flüchtiger Gedanken oder kleiner To-Dos zu machen. „Bei komplexen Themen brauchen wir im Durchschnitt acht Minuten, bis wir den roten Faden wiederhaben. Jede Unterbrechung bedeutet also zusätzlich acht Minuten Zeitverlust. Die kann ich aber abkürzen, wenn ich mir vor dem Meeting kurz die nächsten Schritte und wichtigsten Gedanken aufschreibe, die ich sonst vergessen würde.“ Wer also vor einem Meeting ein paar Minuten investiert, um später besser weiterarbeiten zu können, spart Zeit.

Trotzdem muss man den Kampf um zusammenhängende Arbeitszeit nicht aufgeben. Wer in seinem Terminkalender – für andere sichtbar – Zeitfenster blockt, in denen er ungestört arbeiten will, kann sich damit möglicherweise doch an ein oder zwei Tagen in der Woche Luft verschaffen. Und selbst wenn es nur eine halbe Stunde oder Stunde ist: „Wenn ich vorher weiß, wie lange ich Zeit habe, kann ich manchmal mehr schaffen, als wenn der ganze Nachmittag vor mir liegt“, sagt Nussbaum.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass nur ein Kollege aus einem Team in ein Meeting geht und später den anderen davon berichtet, möglichst in einem kurzen stehenden Treffen. „Stehen hat den Vorteil, dass es weniger gemütlich ist, wir kommen schneller auf den Punkt und schweifen nicht ab“, erklärt Nussbaum.

Nicht immer ist das Meeting der wahre Grund dafür, dass man mit der Arbeit nicht weiterkommt. Wer das Gefühl kennt, dass Meetings zur Gewohnheit geworden sind, um dem Alltag und den lästigen Aufgaben zu entfliehen, praktiziert eine Form der Aufschieberitis. „Wenn man nur in Meetings geht, um Zeit abzusitzen, Kekse zu essen, zu ratschen und anschließend wieder in der Kaffeeküche zu landen, ist vielleicht eine Jobveränderung das eigentliche Thema“, sagt Nussbaum. So unbeliebt Meetings auch sein mögen – laut der Sharp-Umfrage empfinden 56 Prozent der Befragten sie als langweilig und 59 Prozent als nicht zielführend –, an allem sind sie doch nicht schuld.

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