Raus aus der Routine : Mit diesen Regeln werden Meetings kreativer und konstruktiver

Rainer Gibbert ärgerte sich über schlechte Meetings. Und darüber, dass ihm keiner beibrachte, wie’s besser geht. Also hat er die Sache selbst in die Hand genommen – mit Erfolg.

Mit einigen Grundregeln können Meetings erfolgreicher werden.

Foto: imago images

Nervige Meetings? Hat Rainer Gibbert in seiner Karriere schon viele erlebt. Der Produktmanager aus Hamburg arbeitete in den vergangenen 16 Jahren für Großkonzerne genauso wie für Start-ups – und sieht sich bei Sitzungen immer wieder mit ähnlichen Problemen konfrontiert: mit Schwaflern, Selbstdarstellern und notorischen Zuspätkommern zum Beispiel, die derartige Termine mit ihrem Auftreten unnötig in die Länge ziehen. Oder mit Diskussionsrunden, die sich in gegenseitigen Schuldzuweisungen verlieren.

Schlimm auch ein ehemaliger Kollege, der regelmäßig die Präsentationen anderer kaperte und sie mit eigenen Themen überlagerte – besonders gerne, um sich zu profilieren, wenn Vorgesetzte anwesend waren. „Am meisten aber stört es mich, wenn Meetings nur aus Routine stattfinden und ohne konkretes Ergebnis enden“, so Gibbert, der heute als leitender Manager bei einem Software-Anbieter arbeitet. „Innerlich rechne ich dann schon mit, wie viel Geld die Sitzung das Unternehmen gerade kostet.“

Mit seinem Frust ist der Manager nicht allein. Mehr als die Hälfte aller deutschen Angestellten sagt, dass Meetings in ihren Unternehmen langweilig seien und meist zu keinem klaren Ergebnis führen, so das Ergebnis einer aktuellen Umfrage des Bürotechnikherstellers Sharp.

Ein Grund für den Frust in deutschen Büros: Die wenigsten Manager werden darin geschult, ein Meeting gut zu organisieren. Auch Rainer Gibbert nicht. Der 41-Jährige wollte verstehen, warum Meetings in großen Unternehmen so oft in Routine erstarren. Und warum Start-ups die Treffen geradezu hysterisch ablehnen. Gibbert hält beides für falsch.

Er beschäftigte sich schließlich in seiner Freizeit mit dem Thema – und hat in einem Blog einige Grundregeln für bessere Meetings zusammengetragen:

• Nicht meeten um des Meetings willen
• Klare Ziele definieren und vorab eine Agenda an alle verschicken
• Die richtigen Teilnehmer für die Besprechung bestimmen
• Jedes Meeting braucht einen Moderator
• Ergebnisse und die nächsten Schritte festhalten

„Seitdem habe ich ein Gerüst, an dem ich mich bei der Planung solcher Termine halte“, sagt Gibbert. Fehler würden ihm trotzdem noch unterlaufen: Mal lädt er unter Zeitdruck zu einem Meeting ein – und schickt den Kollegen keine Agenda. Mal vergisst er im Stress, Ergebnisse und Entscheidungen eines Treffens zu notieren. „Dann weiß ich zwei Wochen später manchmal selbst nicht mehr, was wir im Detail vereinbart hatten“, räumt Gibbert ein.

Eine wichtige Regel würde somit noch auf die Liste gehören: Es genügt nicht, neue Regeln für Meetings zu verkünden. Sie müssen auch befolgt werden. Und das ist tägliche Arbeit. Und zwar für alle.