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Zeitmanagement Ziele setzen wie Warren Buffett

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So funktioniert das Eisenhower-Prinzip

Nur Dinge, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, sollte man sofort erledigen. Was noch Zeit hat, kommt mit einer konkreten Frist auf Wiedervorlage. Dringliches, das aber keine hohe Bedeutung hat, lässt sich gut delegieren. Was weder dringlich noch wichtig ist, muss man gar nicht erledigen.

Erst wenn man klar definiert hat, was überhaupt zu tun ist, folgt das operative Zeitmanagement. Dabei sind übergeordnete Ziele in einzelne Schritte zu unterteilen, um sie bearbeiten zu können. „Steuererklärung machen“ mag abschreckend wirken. „Gehaltsabrechnungen kopieren“ und „Spendenquittungen sortieren“ sind schon einfacher abzuhaken. An dieser Stelle folgt die konkrete Zeitplanung: Bis wann muss etwas erledigt sein und wie lange braucht man dafür? Dabei kann man zwar grundsätzlich auf die eigenen Erfahrungswerte zurückgreifen. Doch sollte man aufpassen, dass der resultierende Zeitplan nicht allzu optimistisch ausfällt. Wie die meisten Menschen aus dem eigenen Alltag wissen, dauern Dinge oft länger, als es auf den ersten Blick möglich erscheint. Sind keine Puffer eingeplant, können unvorhergesehene Ereignisse und Verzögerungen den gesamten Zeitplan durcheinanderbringen.


Betreiben Sie Ursachenforschung

Kommt jemand immer wieder mit der eingeplanten Zeit für Aufgaben nicht zurecht, lohnt sich ein genauer Blick auf die Ursachen. Ein Zeitprotokoll über zwei Wochen hilft dabei, den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben besser einzuschätzen und versteckte Zeitfresser zu identifizieren. Wer gerne trödelt und Sachen aufschiebt, erhält womöglich einen heilsamen Schock, wenn er sieht, wie viel Zeit er verschwendet. Dadurch steigt auch die Motivation, Dinge anzupacken und sich nach getaner Arbeit mit einem Kinoabend oder einem Essen mit Freunden zu belohnen.

Hilfreich ist in vielen Fällen auch das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des Aufwands lassen sich 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Auch wenn die Ratio nicht immer genau so ausfällt, wird deutlich, dass aufwändige Prozesse oft mit wenig Einbußen verschlankt werden können. Ein Beispiel ist etwa die Seminararbeit, die in der fünften Überarbeitung nicht mehr viel an Qualität hinzugewinnt.

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Standort erkennen

    In der konkreten Umsetzung kommt es auf die Organisation an. Wenn Aufgaben geplant, aber nicht erledigt werden, war die Mühe umsonst. Methoden wie Personal-Kanban unterstützen dabei, Aufgaben und deren Status zu dokumentieren und so den Überblick zu behalten. Kanban wurde vor 65 Jahren bei Toyota entwickelt. Ziel von Kanban ist, Produktionsprozesse so zu steuern, dass die Effizienz steigt und die Kosten sinken.

    Wie Sie tote Zeit effektiv nutzen
    Tipp 1: In kürzeren Einheiten denkenWer kleiner denkt, schafft oft mehr. Experten raten daher, sich den Tag in 96 kleine 15-Minuten Blöcke aufzuteilen. Das heißt nicht, dass alle Tätigkeiten nur eine Viertelstunde dauern sollen, hilft aber dabei, den Tag besser zu planen. Große Aufgaben, die vorher noch erschlagend wirkten, erscheinen so auf einmal lösbar und weniger aufwendig als noch zuvor. Und plötzlich ergeben sich plötzlich kleine 15-minütige Pausen zwischen zwei Terminen, die dann effektiv genutzt werden können. Quelle: dpa
    Erledigte Aufgaben abhakenDieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern. Quelle: Fotolia
    Tipp 3: Wartezeit als Pause willkommen heißenAuch locker lassen schadet nicht. Nicht jede 15-minütige Pause muss aktiv genutzt werden. Im Gegenteil: Oft ist es effektiver, 15 Minuten lang einfach mal nichts zu tun, aus dem Fenster zu schauen oder einen Tee zu trinken. Denn genau diese Pausen brauchen wir als notwendige Regenerationsphasen. Quelle: dpa
    Tipp 4: ZeitmanagementBevor Sie einen Termin ansetzen, eine Konferenz oder ein Meeting, sollten Sie sich genau überlegen, wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen. Jede Einladung bei Outlook ist für eine Stunde, auch wenn viele Themen oft in 20 Minuten bei einem Kaffee hätten besprochen werden können. Natürlich braucht es Koordination, sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Aber wenn nicht jeder Teilnehmer 80 Prozent seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster. Quelle: AP
    Tipp 5: Bus- und Bahnfahrten effektiv nutzenSchon auf dem Weg ins Büro lässt sich Zeit sinnvoll nutzen. Viele Leute sind auf dem Bahnsteig, in Bussen oder Bahnen permanent mit ihrem Handy beschäftigt. Der Grund: Wer unterwegs E-Mails und Social-Media Kanäle checkt und kurz beantwortet, muss das im Laufe des Tages nicht mehr machen. Auch im Zug geht das prima, dort gibt es oft sogar Laptop-Arbeitsplätz und Steckdosen. Auch während der Wartezeiten, bis der Zug kommt, können Sie Dinge auf ihrer To-Do Liste abhaken. Quelle: REUTERS
    Tipp 6: SelbstbeobachtungAchten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten. Denn jeder Mensch ist anders. Während der eine ein Morgenmensch ist, der schon nach dem Frühstück viel erledigen kann, dann stehen sie früh auf und reservieren Sie sich eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Sind Sie ein Morgenmuffel und erst ab mittags so richtig warmgelaufen, dann starten Sie lieber gemütlich in den Tag. Teilen Sie sich Ihren Tag ein, so wie es Ihnen am effektivsten erscheint. Quelle: dpa/dpaweb
    Tipp 7: Zeitinseln schaffenWenn Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt haben und feststellen, dass Sie komplett ausgebucht sind, schaffen Sie sich bewusst kleine Zeitinseln. Regenerationsphasen fördern die Konzentration und ein kleiner Power-Nap oder ein fünfminütiger Spaziergang fördern die Leistungsfähigkeit. Quelle: dpa

    Für komplexe Aufgaben, bei denen einzelne Schritte voneinander abhängen, kann auch ein Gantt-Diagramm eine gute Planungshilfe darstellen. Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan stammt aus dem Projektmanagement und stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Für diese Methoden gibt es eine Reihe an Software-Tools, die Prozesse visualisieren und stets aktuell darstellen. Das geht sowohl mit Excel, als auch mit zahlreichen kostenpflichtigen und kostenfreien Lösungen wie beispielsweise GanttProject. Welche Variante Sie auch wählen, unterschätzen Sie Zeitmanagement nicht. Das bisschen Planung macht sich eben nicht immer von selbst.

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