Werner knallhart: Was Ihre Abwesenheitsnotiz über Sie verrät
Ihre Abwesenheitsnotiz verrät viel über sie.
Foto: dpaDie Abwesenheitsnotiz als automatische Antwort auf die E-Mail ist nur auf den ersten Blick das Pendant zur Mailbox beim Anruf. Denn die Telefon-Mailbox, der Anrufbeantworter oder wie immer man diesen unseligen Service nennen möchte, lässt sich deaktivieren. Und jeder, der bei Trost ist, tut dies auch. Denn in den allerseltensten Fällen hilft die Mailbox dem Anrufer wirklich weiter.
"Der gewünschte Gesprächspartner ist im Moment nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht für - PFFFFFStefnimaiZZZZZZ PIEEEEP."
"Ja, guten Tag, ich hoffe, ich bin richtig bei Stefanie Meyer, ich rufe an wegen dem Aquarium bei Ebay. Ich wollte fragen, wann ich vorbeikommen kann. Bitte rufen Sie doch mal zurück. Meine Nummer ist...."
Blablabla. Wir wissen, wie das endet:
"Ja, guten Tag, hier ist Stefanie Meyer. Sie hatten heute Nachmittag angerufen?"
"Ja, ich hatte Ihnen ja auf die Mailbox gesprochen."
"Ach so, die habe ich noch gar nicht abgehört, hihi! Ich hatte Ihre Nummer in der Anrufliste. Worum geht es denn?"
Jeder schreibt E-Mails - doch viele bleiben unbeantwortet. Die Mail-App "Boomerang" hat Daten aus 5,3 Millionen Nachrichten analysiert und daraus einige Tipps, wie Ihre E-Mail aus der Masse heraussticht, abgeleitet.
Das wichtigste ist der Ton. Gemäß dem alten Sprichwort "Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es auch heraus" gilt: Freundlich bleiben! Gleichwohl ein etwas negativer oder etwas positiver Grundton nicht schadet. Also: Wer eine komplett neutrale Mail verschickt, wartet unter Umständen länger auf eine Antwort.
Foto: dpaFragen sind gut
Jemand der Fragen stellt, bekommt darauf meist eine Antwort. Der Empfänger ist ihm das schuldig. Aber damit dieser sich nicht überrumpelt fühlt, sollte man nicht mehr als drei Fragen in eine E-Mail schreiben.
Foto: dpaIn der Kürze liegt die Würze
Wer einen Roman als E-Mail schreibt, der erschlägt seinen Leser. Laut "Boomerang" liegt die ideale Länge zwischen 50 und 120 Wörtern.
Foto: dpaNicht in Großbuchstaben schreiben
Wer seine Texte nur in Großbuchstaben schreibt, oder nur einzelne Wörter komplett groß, wirkt, als ob er sein Gegenüber anschreien wolle. Alles nur in Kleinbuchstaben zu schreiben, ist aber auch nicht besser: das wirkt dümmlich. Wer der deutschen Sprache mächtig ist, sollte sich auch an die Grammatik halten.
Foto: WirtschaftsWocheE-Mails wie einen Brief schreiben
Jeder chattet über WhatsApp, Facebook oder iMessage. Dort schreiben wir, wie wir sprechen. Da das Gegenüber die Mimik des Senders nicht sieht, setzen die Schreiber oft Emojis ein um zu zeigen, wenn etwas lustig oder ironisch gemeint war. Wer eine E-Mail schreibt, muss darauf verzichten. Da Emojis in E-Mails äußerst unprofessionell wirken, kann der Empfänger nur ahnen, ob ein Satz vielleicht nicht ganz ernst gemeint ist. Aber das kann gewaltig nach hinten losgehen. Daher gilt: E-Mails am besten so schreiben wie den klassischen Brief.
Foto: dpaNicht immer sind E-Mails geeignet
Gerade wenn es unangenehme Dinge geht, greifen viele zur elektronischen Post. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man muss seinem Gegenüber nicht in die Augen schauen und man kann sich jedes Wort gut überlegen. Aber gerade bei heiklen Themen sollte man auf eine E-Mail verzichten und das Gespräch unter vier Augen suchen. Das gilt insbesondere, wenn Chefs ihren Mitarbeitern eine schlechte Nachricht überbringen müssen.
Foto: WirtschaftsWocheZweikämpfe vermeiden
Wer kennt das nicht: Zwei Kollegen liefern sich via E-Mail einen Schlagabtausch und haben die ganze Abteilung in Kopie gesetzt. Peinlich! Und auch nicht ganz ungefährlich. Sollte mal ein Streit ausarten und man trifft sich vor Gericht, sind die Anfeindungen komplett dokumentiert. Auch wenn man persönlich angegangen wird, sollte man lieber zum Hörer greifen, als in Rage einen Text zu schreiben, den man später eventuell bereut.
Foto: WirtschaftsWoche
In praktisch allen Fällen ist ein Rückruf nötig. Selbst eine auf die Mailbox gesprochene Bitte um eine Tischreservierung in einem Restaurant, die wie gemacht zu sein scheint für eine aufgesprochene Nachricht, ist erst richtig dingfest, wenn das Restaurant nochmal kurz zur Bestätigung anruft.
Wozu also die Mailbox? Ich habe seit 1999 ein Handy. Und bereits Ende 1999 habe ich meine Mailbox für immer deaktiviert. Noch nicht eine Sekunde lang hatte ich den Eindruck, dass das irgendwem geschadet hat.
Das Blöde bei der E-Mail ist: Da geht das nicht so einfach mit dem Nicht-erreichbar-sein.
E-Mails werden zugestellt, auch wenn Sie nicht am Rechner sitzen. Auch wenn Sie gerade mit einer eiskalten Dose Bier in der Hand auf einem aufgepumpten Treckerreifen-Schlauch im lauwarmen Golf von Siam treiben.
Dafür gibt es die Abwesenheitsnotiz. Die kürzeste Version würde lauten: "Ich lese zurzeit meine E-Mails nicht." Peng.
Aber das wäre so, als ließe man unter jeder E-Mail stehen: "Von meinem iPad gesendet".
Das macht man irgendwie nicht. Also denkt man sich etwas Eigenes aus:
Die gute Seele
"Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom 15. bis 18. März nicht im Büro. Bitte wenden Sie sich an meine Kollegin..." So kennen wir es seit den Neunzigerjahren. Nichts Besonderes.
Um die ohnehin schon überarbeitete Vertretung kurz vorm eigenen Urlaubsantritt zu besänftigen, ist auch üblich: "In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an..."
Das vermittelt: Ob ich da bin oder nicht - der Laden läuft weiter wie geölt. So einen devoten Dienstleister wünscht sich jeder Kunde.
Der kreative Individualist
"Vielen Dank für Ihre E-Mail. Jedoch bin ich bis zum 14. März nicht im Büro und versuche anstatt dessen, ein paar hoffentlich ansehnliche Schwünge in den Tiefschnee zu ziehen. In dringenden Fällen..."
Dynamisch, nicht? Dies ist ein echtes Zitat aus der Abwesenheitsnotiz von Kay Oberbeck, dem Direktor für Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit von Google Nordeuropa.
Aber dass der Mann sowohl Kommunikationsprofi als auch Chef ist, das hätte er nicht mehr dazu sagen müssen, oder?
Stellen Sie sich vor, eine Sachbearbeiterin vom Büro für Kundenbeschwerden bei Ferrero schreibt in ihre Abwesenheitsnotiz: "Jedoch bin ich heute nicht an meinem Platz. Ich muss zum Tierarzt. Mein Border Collie kriegt am späten Vormittag eine gutartige Zyste raus."
Was interessiert uns deren Privatscheiß, würde man denken. Aber Führungsleute dürfen ihr Leben ausbreiten. Da ist das irgendwie ganz nah dran an den Menschen.
"Ich bin heute morgen mit dem kleinen Zeh am Tischbein hängen geblieben. Autsch! Bin beim Arzt und komme erst gegen Ende der Woche wieder rein. Bis denne. Dein Papst".
So wollen die Leute Menschen mit Macht erleben.
Frühaufsteher
Sechs von zehn Arbeitnehmern in Deutschland stehen unter der Arbeitswoche vor 6:30 Uhr auf. Hamburg und Berlin fallen allerdings aus dem Rahmen. In diesen Städten steht knapp jeder Zweite zwischen 6:30 und 7:30 Uhr auf. Das ist das Ergebnis einer europaweiten Umfrage der PageGroup. Der Personalvermittler hat knapp 12.500 Berufstätige, davon 1227 aus Deutschland, nach dem Status rund um das Thema Pendeln zum Arbeitsplatz und die damit verbundenen Auswirkungen befragt. Neben Österreich sind sie sozusagen die „Frühaufsteher-Nation“.
Pendeln
Jeder zweite Erwerbstätige in Deutschland pendelt. Im Schnitt brauchen die Pendler pro Tag eine halbe Stunde für den Weg zur Arbeit und eine halbe Stunde für den Heimweg. Laut einer Untersuchung der Bundesagentur für Arbeit pendelt jeder im Schnitt 46 Kilometer pro Tag, also 23 Kilometer hin und 23 Kilometer zurück. 27 Prozent fahren täglich sogar mehr als 70 Kilometer zur Arbeitsstelle und zurück.
Und noch immer pendeln wesentlich mehr Beschäftigte aus Ostdeutschland zum Arbeiten in die westlichen Bundesländer als in umgekehrter Richtung. Demnach pendelten 2015 knapp 400.000 ostdeutsche sozialversicherungspflichtig Beschäftigte in den Westen, aus Westdeutschland kamen 2015 etwa 134.500 Beschäftigte zum Arbeiten in den Osten.
Foto: dpaFahrzeug der Herzen
Laut der Studie der Michael Page Group nutzen sieben von zehn Arbeitnehmern in Deutschland das Auto oder das Motorrad, um zur Arbeit zu kommen. Dabei sind nur 31 Prozent aufgrund ihres Berufs darauf angewiesen. Die Nordrhein-Westfalen (78 Prozent) und Baden-Württemberger (75 Prozent) fahren am liebsten mit dem Auto zur Arbeit. Das kann unter anderem auch daran liegen, dass sie häufig längere Anfahrtswege haben und nicht so gut an das öffentliche Verkehrsnetz angebunden sind. Vor allem Männer und Berufstätige in hohen Positionen – 83 Prozent der Direktoren und 77 Prozent der Manager – in Deutschland reisen regelmäßig mit privaten Verkehrsmitteln an. Ein starkes Indiz dafür, dass der Firmenwagen bei deutschen Arbeitnehmern auf Manager-Ebene noch immer ein „must-have“ ist.
Foto: dpaKaffee
Grundsätzlich sind die Deutschen entspannt, wenn sie im Büro ankommen. Nur in Bayern und Baden-Württemberg kommt einer von vier gestresst zur Arbeit. Nach dem ersten Kaffee ist aber alles wieder gut. Den trinken zwei Drittel (66 Prozent) der Angestellten in Deutschland auf der Arbeit bereits vor 8:30 Uhr.
Arbeitszeit
Auch die Onlinejobbörse "Stepstone" hat sich das Arbeitsleben der Deutschen genauer angeschaut. Die Ergebnisse der Befragung unter 17.000 Arbeitnehmern und 1000 Personalverantwortlichen fasste "Stepstone" in einer Trendstudie für 2015 zusammen. Eines der Ergebnisse: Die durchschnittliche Fachkraft in Deutschland arbeitet täglich 8,5 Stunden, jeder Zehnte arbeitet jedoch zehn Stunden pro Tag und mehr.
E-Mail-Flut
Laut der Stepstone-Umfrage bekommt jeder, der in einem Büro arbeitet, im Schnitt 27 E-Mails pro Tag. Zwölf Prozent der Schreibtischhengste bekommen mehr als 50 E-Mails.
Telefonate
Elf Mal klingelt am Tag beim durchschnittlichen Facharbeiter das Telefon beziehungsweise er greift elf Mal zum Hörer. Jeder Zehnte führt bis zu 50 Telefonate täglich.
Persönlicher Kontakt
Die deutschen Arbeitnehmer müssen sich aber auch persönlich mit Kunden, Kollegen, Geschäftspartnern und Vorgesetzten auseinandersetzen. Im Schnitt stehen sie am Tag mit 16 Personen in Kontakt. Knapp 14 Prozent gaben an, täglich mit mindestens 31 Personen beruflichen Kontakt zu haben.
Meetings
Dieser persönliche Austausch sorgt unter anderem dafür, dass der Durchschnittsbüroarbeiter pro Tag 1,6 Stunden in Meetings hockt, bei einem Drittel der Befragten sind es zwei Stunden und mehr pro Tag.
Fremdsprachen
In vielen Berufen reicht Deutsch nicht aus, Englisch oder eine andere Sprache gehören zum Arbeitsalltag. Entsprechend kommuniziert die durchschnittliche Fachkraft pro Tag 1,3 Stunden in einer anderen Sprache. 20 Prozent der Befragten kommen sogar auf zwei Stunden.
Geschäftsreisen
17 Arbeitstage im Jahr verbringen die Deutschen auf Geschäftsreisen oder anderen beruflichen Terminen außerhalb des eigenen Büros. Zehn Prozent sind mehr als 60 Tage im Jahr beruflich unterwegs.
Just in time
Die Deutschen sind vor allem eines: pünktlich. Knapp zwei Drittel der Deutschen (63 Prozent) gaben an, immer pünktlich im Büro zu sein. Besonders Pendler in Baden-Württemberg und in Nordrhein-Westfalen sind pünktlich, wogegen die Nord- und Süddeutschen auch mal zu spät kommen – wegen Verkehrsproblemen (61 Prozent) und Wartezeiten oder Ausfällen des ÖPNV (32 Prozent) geschuldet.
Der Nach-mir-die-Sintflut-Typ
"Vielen Dank für Ihre Mail. Ich bin erst am 21.03. wieder da."
Da war wohl jemand schon in Gedanken beim Einchecken am Flughafen. Gibt es einen Vertreter? Wird weitergeleitet? Ach, wurscht. Diese Abwesenheitsnotizen nutzen oft Leute, die eh keine E-Mails erwarten. Die verschicken die aus Versehen auch noch Tage nachdem sie längst wieder am Schreibtisch sitzen. Häufige Nutzer solcher Notizen sind auch die Kommunikations-Hasser, die sich in die Zeit von Telex und Hauspost zurücksehnen, aber vom Arbeitgeber unter Androhung von Abmahnungen gezwungen werden, sich dem Neuland zu öffnen. Ihre Abwesenheitsnotiz als der einzeilig verklausulierte Protest.
Der E-Mail-Hygieniker
"Ich bin bis Ende März nicht erreichbar. Die E-Mails werden nicht weitergeleitet und nach meiner Rückkehr auch nicht mehr gelesen. In dringenden Fällen melden Sie sich bitte nach meiner Rückkehr noch einmal bei mir."
Das gibt es wirklich. Gerade in Berufen, in denen nach der Rückkehr aus dem Urlaub gut und gerne drei bis vier Tage dafür draufgehen, hunderte von Mails nachzuarbeiten, deren Anliegen sich ohnehin mittlerweile erledigt haben. Danach ist der Rückkehrer direkt wieder urlaubsreif.
Eine Führungskraft eines großen deutschen Automobilherstellers erzählte mir mal, sie habe irgendwann einfach mal ihr gesamtes Postfach mit tausenden E-Mails gelöscht. Die Folgen: keine. Außer mehr Zeit.
Die "Ich werde deine E-Mail niemals lesen"-Notiz entspricht schon fast der abgeschalteten Mailbox beim Telefon: Das Anliegen des Absenders dringt nicht durch. Wer was wirklich Wichtiges will, muss sich später noch einmal melden. Leider muss der Urlaubsrückkehrer danach noch alles mit der Maus aus dem Posteingang löschen.
Diese pragmatische Abwesenheitsnotiz nimmt dem Kommunikationsmittel E-Mail allerdings eine Bequemlichkeit für die Absender: Alles an jeden per Superverteiler rausballern, nur um sagen zu können "ich habe es an alle kommuniziert".
Das geht so nicht mehr, wenn einzelne Kollegen mit den Achseln zucken: "Tja. Hat mich leider im Urlaub erreicht. Habe ich nicht gelesen."
Aber diese Entschlackungskur passt in Zeiten, in denen auch viele Arbeitgeber verstanden haben: Die Flut an E-Mails zermürbt und macht die Firma ineffizient.
Der gnadenlos Konsequente
Wählen Sie diese radikale Abwesenheits-Regelung besser nicht ohne Rücksprache mit Ihren Vorgesetzten: "Ich bin per Mail bis zum 29. März nicht erreichbar. Ihre E-Mail wurde soeben automatisch gelöscht."
Sogar Daimler hat so eine Möglichkeit seinen Mitarbeitern schon eingerichtet. Dort heißt es "Mail on Holiday". Der Absender bekommt dann den Vertreter genannt. Fertig!
Ein leerer Posteingang nach der Rückkehr. Exakt wie eine abgeschaltete Mailbox beim Handy. Hach, herrlich, diese Abwesenheit von Nachrichten.