Werner knallhart

Was Ihre Abwesenheitsnotiz über Sie verrät

Es sind nur zwei, drei Zeilen, doch die lassen tief blicken: Ihre Abwesenheitsnotiz sagt viel aus über Ihre Einstellung zur Arbeit, Ihren Humor und Ihre Entscheidungsfreiheiten im Job. Und manchmal verrät sie zu viel.

Ihre Abwesenheitsnotiz verrät viel über sie. Quelle: dpa

Die Abwesenheitsnotiz als automatische Antwort auf die E-Mail ist nur auf den ersten Blick das Pendant zur Mailbox beim Anruf. Denn die Telefon-Mailbox, der Anrufbeantworter oder wie immer man diesen unseligen Service nennen möchte, lässt sich deaktivieren. Und jeder, der bei Trost ist, tut dies auch. Denn in den allerseltensten Fällen hilft die Mailbox dem Anrufer wirklich weiter.

"Der gewünschte Gesprächspartner ist im Moment nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht für - PFFFFFStefnimaiZZZZZZ PIEEEEP."

"Ja, guten Tag, ich hoffe, ich bin richtig bei Stefanie Meyer, ich rufe an wegen dem Aquarium bei Ebay. Ich wollte fragen, wann ich vorbeikommen kann. Bitte rufen Sie doch mal zurück. Meine Nummer ist...."

Blablabla. Wir wissen, wie das endet:

"Ja, guten Tag, hier ist Stefanie Meyer. Sie hatten heute Nachmittag angerufen?"

"Ja, ich hatte Ihnen ja auf die Mailbox gesprochen."

"Ach so, die habe ich noch gar nicht abgehört, hihi! Ich hatte Ihre Nummer in der Anrufliste. Worum geht es denn?"

Sieben Tipps für die richtige E-Mail
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E-Mail nicht in Großbuchstaben schreiben
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Nicht immer sind E-Mails geeignet
Zweikämpfe vermeiden

In praktisch allen Fällen ist ein Rückruf nötig. Selbst eine auf die Mailbox gesprochene Bitte um eine Tischreservierung in einem Restaurant, die wie gemacht zu sein scheint für eine aufgesprochene Nachricht, ist erst richtig dingfest, wenn das Restaurant nochmal kurz zur Bestätigung anruft.

Wozu also die Mailbox? Ich habe seit 1999 ein Handy. Und bereits Ende 1999 habe ich meine Mailbox für immer deaktiviert. Noch nicht eine Sekunde lang hatte ich den Eindruck, dass das irgendwem geschadet hat.

Das Blöde bei der E-Mail ist: Da geht das nicht so einfach mit dem Nicht-erreichbar-sein.

E-Mails werden zugestellt, auch wenn Sie nicht am Rechner sitzen. Auch wenn Sie gerade mit einer eiskalten Dose Bier in der Hand auf einem aufgepumpten Treckerreifen-Schlauch im lauwarmen Golf von Siam treiben.

Dafür gibt es die Abwesenheitsnotiz. Die kürzeste Version würde lauten: "Ich lese zurzeit meine E-Mails nicht." Peng.

Wie Sie die Zahl der E-Mails reduzieren können

Aber das wäre so, als ließe man unter jeder E-Mail stehen: "Von meinem iPad gesendet".

Das macht man irgendwie nicht. Also denkt man sich etwas Eigenes aus:

Die gute Seele

"Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom 15. bis 18. März nicht im Büro. Bitte wenden Sie sich an meine Kollegin..." So kennen wir es seit den Neunzigerjahren. Nichts Besonderes.

Um die ohnehin schon überarbeitete Vertretung kurz vorm eigenen Urlaubsantritt zu besänftigen, ist auch üblich: "In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an..."

Das vermittelt: Ob ich da bin oder nicht - der Laden läuft weiter wie geölt. So einen devoten Dienstleister wünscht sich jeder Kunde.

Der kreative Individualist

"Vielen Dank für Ihre E-Mail. Jedoch bin ich bis zum 14. März nicht im Büro und versuche anstatt dessen, ein paar hoffentlich ansehnliche Schwünge in den Tiefschnee zu ziehen. In dringenden Fällen..."

Dynamisch, nicht? Dies ist ein echtes Zitat aus der Abwesenheitsnotiz von Kay Oberbeck, dem Direktor für Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit von Google Nordeuropa.

Aber dass der Mann sowohl Kommunikationsprofi als auch Chef ist, das hätte er nicht mehr dazu sagen müssen, oder?

Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails

Stellen Sie sich vor, eine Sachbearbeiterin vom Büro für Kundenbeschwerden bei Ferrero schreibt in ihre Abwesenheitsnotiz: "Jedoch bin ich heute nicht an meinem Platz. Ich muss zum Tierarzt. Mein Border Collie kriegt am späten Vormittag eine gutartige Zyste raus."

Was interessiert uns deren Privatscheiß, würde man denken. Aber Führungsleute dürfen ihr Leben ausbreiten. Da ist das irgendwie ganz nah dran an den Menschen.

"Ich bin heute morgen mit dem kleinen Zeh am Tischbein hängen geblieben. Autsch! Bin beim Arzt und komme erst gegen Ende der Woche wieder rein. Bis denne. Dein Papst".

So wollen die Leute Menschen mit Macht erleben.

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