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Papierloses Büro Darum regiert auch weiterhin die Zettelwirtschaft

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Das digitale Büro hat viele Schwachstellen

Der Wille ist in vielen deutschen Unternehmen zumindest vorhanden, auf papierlose Systeme umzustellen: Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC, das 220 Unternehmen befragt hat, erkennen neun von zehn Unternehmen das Potenzial von Programmen zur Dokument- und Papierverwaltung. Sie können sich sogar solche Systeme in ihren Unternehmen vorstellen.

Doch Wunsch und Realität driften auseinander: Die Digitalisierung in deutschen Büros kommt bislang schleppend voran. Während laut IDC 2014 noch 49 Prozent aller Dokumente aus Papier in deutschen Büros bestanden, sind es zwei Jahre später nur zwei Prozentpunkte weniger. Dabei hatten die Befragten 2014 erwartet, dass heute etwa sechs von zehn Dokumente digital sind.

Die Zukunftstechnologien der Cebit
Von wegen unemotional: Pepper, der Roboter der japanischen Firma Softbank, soll Empathie schaffen und aufs Gegenüber reagieren können. In Japan kommt er bereits in Geschäften zum Einsatz, demnächst soll so ein Humanoide auf einem Aida-Kreuzfahrtschiff anheuern. Kostenpunkt: 30.000 Euro. Quelle: dpa
Unter Strom: Das Sport-Shirt von der Firma Antelope unterstützt das Training mit Elektrostimulation - bei diesem Kleidungsstück soll das die Bauch- und Rückenmuskeln ebenso stärken wie den Rumpf stärken. Dafür sind in das Textil Elektroden eingewoben. Das hat allerdings seinen Preis: Dieses Tank Top schlägt mit rund 300 Euro zu Buche. Quelle: REUTERS
Nein, das soll keine Tätowierung werden: Am Stand der Firma Digiwell lässt sich ein Besucher einen RFID-Chip unter die Haut setzen. Der soll Türen per Funk öffnen und Passwörter abspeichern können. Künftig denkbar seien auch medizinische Anwendungen, etwa die permanente Messung von Blutzuckerwerten. Die Aktivisten wollen so den menschlichen Körper erweitern. Quelle: REUTERS
Das Skelett von Tyrannosaurus Tristan steht im Berliner Naturkundemuseum. Mit einer App der Firma Shoutr lässt sich die Echse jedoch in die Cebit-Hallen holen, und zwar samt Haut und Fleisch: Das Programm legt eine lebensechte Animation des Tiers über das Bild der realen Umgebung - Augmented Reality nennen Experten das Prinzip, das beispielsweise die Exponate in Museen zum Leben erweckt. Quelle: dpa
Was ist los bei der Demonstration? Mit dieser Bodycam werden die Bilder direkt in die Einsatzzentrale gefunkt - der schnelle Datenfunk LTE macht es möglich. In der Cloud sollen die Bilder gerichtsfest gespeichert werden. Motorola Solutions hat den Prototypen entwickelt, Vodafone vernetzt ihn. Mögliche Einsatzgebiete: Polizei, Feuerwehr, Technisches Hilfswerk (THW). Quelle: dpa
Inspekteur in der Luft: Mit dieser Drohne der Firma Aibotix inspizieren Energiekonzerne ihre Freilandleitungen, Masten und Umspannwerke. Auf der Cebit demonstriert das Gerät in Halle 16 seine Flugkünste - dort ist ein Parcours für Drohnen aufgebaut, auf dem auch ein Rennen für ferngesteuerte Flugobjekte stattfindet. Quelle: REUTERS

Den Verband der deutschen Papierfabriken freut es. Zwischen 1950 und 2000 stieg der deutsche Papierverbrauch kontinuierlich. Mit der Jahrtausendwende setzte die zunehmende Digitalisierung ein – und ließ die Papierindustrie zittern. Doch der Rückgang blieb aus: Seit 2000 stagniert der Papierverbrauch über alle Sorten auf einem Niveau von etwa 20 Millionen Tonnen. Auch die Herstellung von Büropapieren in Deutschland ist – mit kleinen Schwankungen – seitdem weitgehend konstant. Verbandssprecher Gregor Andreas Geiger wundert es nicht: "Die Information auf Papier ist schnell greifbar, leicht reproduzierbar und überall nutzbar. Deshalb wird Papier auch künftig einen festen Platz in den Büros haben."

Menschen halten am Papier fest

Laut IDC-Befragung wünscht sich jeder dritte Angestellte Papier am Arbeitsplatz – und sogar jeder zweite Geschäftskunde. Zum Beispiel, wenn es um Lieferscheine, Rechnungen und Gutscheine geht. Die Marktforscher sind überzeugt, dass das papierlose Büro jetzt noch ferne Zukunftsmusik ist.

Frank Früh vom Digitalverband Bitkom trifft eine radikalere Prognose. "Das komplett papierlose Büro wird es wohl niemals geben, aber wir können es immerhin papierarm machen." Das liegt seiner Meinung nach an gesetzlichen Vorgaben, Sicherheitsbedenken, aber auch an dem Wunsch des Menschen nach etwas Greifbarem, Verlässlichem – wie Papier es ist.

So können Sie Ihre Daten online abspeichern
DropboxEiner der bekanntesten Cloud-Speicher-Dienste ist Dropbox. Der US-Anbieter gewährt Nutzern vergleichsweise geringe zwei Gigabyte Gratisspeicher – wer die Dropbox anderen empfiehlt kann den Speicher auf bis zu 16 GB erweitern. Entweder über einen Browser oder über die Applikationen von Dropbox lassen sich Daten hoch- und herunterladen. Installiert man die Software, erscheint sowohl beim Windows- als auch beim Apple-Betriebssystem ein Ordner im Explorer, in dem einfach per kopieren und einfügen Daten in die Cloud und aus ihr herausgeholt werden können. Wer mehr Speicher benötigt, kann bis zu einen Terabyte für 9,99 Euro pro Monat erwerben oder für 99 Euro pro Jahr. Quelle: dpa
Microsoft OneDriveMit einem großen Gratisspeicher lockt Microsoft, das 2015 mit OneDrive den Nachfolger seines Cloud-Speichers SkyDrive präsentierte. 15 Gigabyte winken hier, die auf bis zu 20 Gigabyte erweiterbar sind, indem man etwa neue Kunden wirbt und die automatische Sicherung von Bildern aktiviert. Auch hier können Nutzer entweder über den Browser oder über eine Anwendung auf die Cloud zugreifen. Für 100 GB verlangt Microsoft 70 Cent pro Monat, ein Terabyte ist für günstige sieben Euro monatlich zu haben – inklusive dem Microsoft 365 Office-Paket. Nur die Anbieter Spideroak und Livedrive sind noch günstiger. Quelle: dpa
Spideroak Quelle: Screenshot
Google DriveWie auch Microsoft wartet Google Drive mit 15 Gigabyte Gratisspeicher auf. Neben dem Speicher bietet Google einige zusätzliche Cloud-Dienste wie ein Office-Programm, das mehrere Anwender gemeinsam und parallel bearbeiten können; die Versionskontrolle wird über die Cloud-Software synchronisiert. Wer mehr als die 15 Gigabyte Speicher benötigt, kann für 1,99 Dollar pro Monat 100 GB erwerben, ein Terabyte kostet 9,99 Dollar. Der Speicher ist auf bis zu 30 Terabyte erweiterbar – Kostenpunkt: 299,99 Dollar. Quelle: dpa
Amazon Cloud DriveDas Online-Kaufhaus Amazon bietet mit seinem Dienst „Cloud Drive“ fünf Gigabyte freien Speicherplatz für die ersten zwölf Monate. Bei Amazon erworbene MP3-Dateien werden direkt auf der Online-Festplatte abgelegt. 50 Gigabyte sind ab 20 Euro pro Jahr zu haben, ein Terabyte ab 400 Euro. Quelle: dpa
Apples iCloudApple-Nutzer erhalten fünf Gigabyte Cloud-Speicher gratis. Sofern ein iPhone-Nutzer keine anderen Einstellungen vornimmt, landen sämtliche Fotos, die er mit seinem Smartphone schießt, in der Cloud. Auch auf Kontakt-Daten, Termine und andere Anwendungen greift die Cloud zu. Solange man ausschließlich Apple-Geräte nutzt, ist die Synchronisation einer der Aspekte, mit denen Apple besonders punktet. Speichererweiterungen sind problemlos möglich: 50 Gigabyte sind für 99 Cent pro Monat erhältlich, ein Terabyte kostet 9,99 Euro – und damit das Doppelte des Dropbox-Preises. Quelle: dpa
ADrive Quelle: Screenshot

Laut dem Fraunhofer Institut sind der großen Mehrheit der deutschen Angestellten (86 Prozent) Software-Anwendungen und Computer zu umständlich. Stattdessen setzen sie lieber weiterhin auf Papier. Um die Programme nutzen zu können, bräuchten viele der Mitarbeiter Schulungen – die für das Unternehmen ein weiterer Kostenfaktor wären.

Hinzu kommt, dass die Unternehmen sich davor scheuen, klare Verantwortlichkeiten in Sachen Digitalisierungsstrategie zu verteilen. Der Digitalverband Bitkom hat 1000 Unternehmer dazu befragt: Nur zwei Prozent der Konzerne ab 500 Beschäftigten haben einen Chief Digital Officer, der die digitale Transformation im Unternehmen vorantreibt. Nur vier von zehn Unternehmen haben eine klare Strategie zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Behörden und Sicherheitsbedenken bremsen Digitalisierung aus

Zwar haben bundesweit einige Behörden schon damit begonnen, Prozesse zu digitalisieren. Manche Dokumente akzeptieren Gerichte und Behörden aber nur in Papierform – samt Wasserzeichen, Siegeln oder Schnüren. Hinzu kommt, dass sich die gesetzlichen Regelungen nicht nur außerhalb von Deutschland, sondern auch von Bundesland zu Bundesland unterscheiden: Mal sind es notarielle Beglaubigungen, mal Arbeitsverträge, mal Urkunden, die sie nur in Papierform akzeptieren.

Oft entscheiden sich Unternehmen aber auch aus Angst vor einem Datenverlust für eine Papier-Ablage. Denn die Technik muss selbst bei Systemausfällen und Cyberangriffen darauf ausgelegt sein, wertvolle Daten zu sichern. Und das in Zeiten, in denen Hacker immer öfter die Informationstechnologien von Firmen gezielt angreifen. "Absolute Sicherheit ist unmöglich, denn Angreifer entwickeln ihre Attacken permanent weiter", sagt eine IDC-Sprecherin.

Ein Beispiel ist die Erpressersoftware Locky, die derzeit stündlich Daten auf 5300 deutschen Computern verschlüsselt und Lösegeld fordert. Bisher haben Experten noch keine Möglichkeit gefunden, die Daten zu entschlüsseln. Die Mitarbeiter öffnen deshalb keine Anhänge mehr – die geschäftlichen Abläufe verlangsamen sich.

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Decos trotzt zwar diesen Bedenken. Geschäftspartner, die noch auf Papier setzen, und Gesetzte in anderen Ländern machen das zu 100 Prozent papierfreie Büro aber auch bei dem niederländischen Unternehmen unmöglich. "Wenn unsere Mitarbeiter zum Beispiel zu unserer Zweigstelle in Indien fliegen, müssen das Visum und die Tickets ausgedruckt werden. Dieses Land ist noch nicht so digital", sagt van Kampen.

An der Gesetzeslage in Indien kann Decos zwar nichts ändern. Das IT-Unternehmen will aber zumindest seine Geschäftspartner dazu bewegen, auf den Digitalisierungszug aufzuspringen. Wer Decos Post schickt, bekommt sie zurück – mit dem Hinweis, dass das IT-Unternehmen nur noch digital zu erreichen ist. Die Mehrheit der Geschäftspartner reagiert laut Decos positiv, wenn sie ihnen die Gründe dafür nennen. "Natürlich gibt es auch Unternehmen, die nicht kooperieren und weiterhin Papier verwenden wollen", sagt van Kampen.

Die dürfen die Zettelwirtschaft dann aber bitte selbst produzieren: Wenn eine Kunde auf eine Rechnung aus Papier besteht, schickt Decos sie ihm trotzdem digital zu – damit der Kunde sie selbst ausdruckt.

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