Papierloses Büro: Darum regiert auch weiterhin die Zettelwirtschaft
Wer glaubt das papierlose Büro spart Arbeit, der irrt - es spart Papier.
Decos hat der Zettelwirtschaft den Kampf angesagt: Seit 2011 verzichten die 180 Mitarbeiter der niederländischen Software-Firma nahezu komplett auf Papier. Selbst das neue Bürogebäude in der Nähe von Amsterdam ist auf die Digitalstrategie ausgelegt: schräge Wände, weil das Unternehmen keine Papierablage braucht. Übersichtliche Schreibtische ohne Stifte und Notizblöcke. Hauseigene Technologie, um papierlos Protokoll in Meetings zu führen und Dokumente zu verwalten.
Jedem Mitarbeiter hat Decos ein iPad geschenkt. "Allerdings unter der Voraussetzung, dass die Angestellten während der Arbeit kein Papier mehr benutzen", sagt Sprecherin Marcia van Kampen.
Diese Kultur passt zum Geschäftsmodell von Decos: Das Unternehmen verdient sein Geld mit Softwares zur digitalen Verwaltung von Dokumenten. Das System bündelt die gesamten Geschäftsinformationen eines Unternehmens. Damit sollen Mitarbeiter Informationen über alle Abteilungen hinweg speichern, austauschen, verwalten und archivieren können. Papier ist damit zumindest in der Theorie überflüssig.
Die Software senke die Kosten für das Drucken, die Hardware, Verbrauchsmaterialien und Serviceleistungen, wirbt das Unternehmen. Und: Die Software spare Arbeitszeit ein. "Der größte Vorteil des digitalen Büros ist, dass jeder jederzeit und überall Zugang zu allen Informationen hat", sagt van Kampen. Die Konsequenz: Die Mitarbeiter konzentrierten sich mehr auf den Inhalt und arbeiten enger zusammen. "Durch die Programme entsteht eine neue Arbeitskultur, die unsere Angestellte kreativer macht und ihnen hilft, auch mal um die Ecke zu denken", sagt van Kampen.
Die Versprechen von den Vorteilen des papierlosen Arbeitens machen seit Jahren die Runde. Allein in diesem Jahr stellten auf der Cebit 250 Unternehmen ihr Software-Neuheiten für das digitale Büro vor. Im Mittelpunkt: "Clouds, mobile ECM-Systeme und insbesondere Programme zur Digitalisierung von Rechnungen", sagt Frank Früh vom Digitalverband Bitkom.
Doch die einzelnen Systeme gibt es meistens nur in einem Komplettpaket. Der Trend geht laut einer CeBIT-Sprecherin dahin, dass die IT-Unternehmen ihre Kunden von Anfang bis Ende bei ihrer Digitalstrategie begleiten. Die Umstellung betrifft dann das gesamte Unternehmen: Die Software ist darauf ausgelegt, dass die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen an einem Projekt gleichzeitig arbeiten können – und dadurch Zeit und Papier sparen. Diese Umstellung dauert meist Jahre und bedeutet deshalb in den meisten Fällen eine langjährige Partnerschaft – und ein sich rentierendes Geschäft für die Anbieter solcher Software. Für das Jahr 2016 rechnet der Digitalverband Bitkom mit einem Umsatz von 1,84 Milliarden Euro mit ECM-Systemen – ein Wachstum von etwa vier Prozent.
Doch Unternehmen wie Decos, die mit dem Papierverzicht ernst machen, bilden bislang die Ausnahme. Bis sich die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme) flächendeckend in deutschen Büros etablieren werden, ist es noch ein weiter Weg. Bitkom hat 880 mittelständische Unternehmen 2015 dazu befragt und kommt zu dem Ergebnis: Gerade mal ein Drittel setzt Standard-Software zur Digitalisierung ein – und reduziert somit seinen Papierverbrauch.
Von wegen unemotional: Pepper, der Roboter der japanischen Firma Softbank, soll Empathie schaffen und aufs Gegenüber reagieren können. In Japan kommt er bereits in Geschäften zum Einsatz, demnächst soll so ein Humanoide auf einem Aida-Kreuzfahrtschiff anheuern. Kostenpunkt: 30.000 Euro.
Unter Strom: Das Sport-Shirt von der Firma Antelope unterstützt das Training mit Elektrostimulation - bei diesem Kleidungsstück soll das die Bauch- und Rückenmuskeln ebenso stärken wie den Rumpf stärken. Dafür sind in das Textil Elektroden eingewoben. Das hat allerdings seinen Preis: Dieses Tank Top schlägt mit rund 300 Euro zu Buche.
Nein, das soll keine Tätowierung werden: Am Stand der Firma Digiwell lässt sich ein Besucher einen RFID-Chip unter die Haut setzen. Der soll Türen per Funk öffnen und Passwörter abspeichern können. Künftig denkbar seien auch medizinische Anwendungen, etwa die permanente Messung von Blutzuckerwerten. Die Aktivisten wollen so den menschlichen Körper erweitern.
Das Skelett von Tyrannosaurus Tristan steht im Berliner Naturkundemuseum. Mit einer App der Firma Shoutr lässt sich die Echse jedoch in die Cebit-Hallen holen, und zwar samt Haut und Fleisch: Das Programm legt eine lebensechte Animation des Tiers über das Bild der realen Umgebung - Augmented Reality nennen Experten das Prinzip, das beispielsweise die Exponate in Museen zum Leben erweckt.
Was ist los bei der Demonstration? Mit dieser Bodycam werden die Bilder direkt in die Einsatzzentrale gefunkt - der schnelle Datenfunk LTE macht es möglich. In der Cloud sollen die Bilder gerichtsfest gespeichert werden. Motorola Solutions hat den Prototypen entwickelt, Vodafone vernetzt ihn. Mögliche Einsatzgebiete: Polizei, Feuerwehr, Technisches Hilfswerk (THW).
Inspekteur in der Luft: Mit dieser Drohne der Firma Aibotix inspizieren Energiekonzerne ihre Freilandleitungen, Masten und Umspannwerke. Auf der Cebit demonstriert das Gerät in Halle 16 seine Flugkünste - dort ist ein Parcours für Drohnen aufgebaut, auf dem auch ein Rennen für ferngesteuerte Flugobjekte stattfindet.
Der Wille ist in vielen deutschen Unternehmen zumindest vorhanden, auf papierlose Systeme umzustellen: Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC, das 220 Unternehmen befragt hat, erkennen neun von zehn Unternehmen das Potenzial von Programmen zur Dokument- und Papierverwaltung. Sie können sich sogar solche Systeme in ihren Unternehmen vorstellen.
Doch Wunsch und Realität driften auseinander: Die Digitalisierung in deutschen Büros kommt bislang schleppend voran. Während laut IDC 2014 noch 49 Prozent aller Dokumente aus Papier in deutschen Büros bestanden, sind es zwei Jahre später nur zwei Prozentpunkte weniger. Dabei hatten die Befragten 2014 erwartet, dass heute etwa sechs von zehn Dokumente digital sind.
Dropbox
Einer der bekanntesten Cloud-Speicher-Dienste ist Dropbox. Der US-Anbieter gewährt Nutzern vergleichsweise geringe zwei Gigabyte Gratisspeicher – wer die Dropbox anderen empfiehlt kann den Speicher auf bis zu 16 GB erweitern. Entweder über einen Browser oder über die Applikationen von Dropbox lassen sich Daten hoch- und herunterladen. Installiert man die Software, erscheint sowohl beim Windows- als auch beim Apple-Betriebssystem ein Ordner im Explorer, in dem einfach per kopieren und einfügen Daten in die Cloud und aus ihr herausgeholt werden können. Wer mehr Speicher benötigt, kann bis zu einen Terabyte für 9,99 Euro pro Monat erwerben oder für 99 Euro pro Jahr.
Microsoft OneDrive
Mit einem großen Gratisspeicher lockt Microsoft, das 2015 mit OneDrive den Nachfolger seines Cloud-Speichers SkyDrive präsentierte. 15 Gigabyte winken hier, die auf bis zu 20 Gigabyte erweiterbar sind, indem man etwa neue Kunden wirbt und die automatische Sicherung von Bildern aktiviert. Auch hier können Nutzer entweder über den Browser oder über eine Anwendung auf die Cloud zugreifen. Für 100 GB verlangt Microsoft 70 Cent pro Monat, ein Terabyte ist für günstige sieben Euro monatlich zu haben – inklusive dem Microsoft 365 Office-Paket. Nur die Anbieter Spideroak und Livedrive sind noch günstiger.
Spideroak
Der US-Anbieter Spideroak wartet mit zwei Gigabyte Gratisspeicher für die ersten 60 Tage auf. Danach wird der Dienst kostenpflichtig. Mit 30 Gigabyte für sieben Dollar im Monat und fünf Terabyte für 25 Dollar im Monat zählt Spideroak allerdings zu den günstigsten Anbietern. Ein weiterer Vorteil: Die hohen Sicherheitsstandards. 2014 empfahl der Whisteblower Edward Snowden ausdrücklich Spideroak als sichere Dropbox-Alternative. Nachteile des Diensts: Es gibt keine deutsche Version, sondern nur eine englische. Und der hohe Datenschutz-Standard geht oftmals auf Kosten des Komforts.
Google Drive
Wie auch Microsoft wartet Google Drive mit 15 Gigabyte Gratisspeicher auf. Neben dem Speicher bietet Google einige zusätzliche Cloud-Dienste wie ein Office-Programm, das mehrere Anwender gemeinsam und parallel bearbeiten können; die Versionskontrolle wird über die Cloud-Software synchronisiert. Wer mehr als die 15 Gigabyte Speicher benötigt, kann für 1,99 Dollar pro Monat 100 GB erwerben, ein Terabyte kostet 9,99 Dollar. Der Speicher ist auf bis zu 30 Terabyte erweiterbar – Kostenpunkt: 299,99 Dollar.
Amazon Cloud Drive
Das Online-Kaufhaus Amazon bietet mit seinem Dienst „Cloud Drive“ fünf Gigabyte freien Speicherplatz für die ersten zwölf Monate. Bei Amazon erworbene MP3-Dateien werden direkt auf der Online-Festplatte abgelegt. 50 Gigabyte sind ab 20 Euro pro Jahr zu haben, ein Terabyte ab 400 Euro.
Apples iCloud
Apple-Nutzer erhalten fünf Gigabyte Cloud-Speicher gratis. Sofern ein iPhone-Nutzer keine anderen Einstellungen vornimmt, landen sämtliche Fotos, die er mit seinem Smartphone schießt, in der Cloud. Auch auf Kontakt-Daten, Termine und andere Anwendungen greift die Cloud zu. Solange man ausschließlich Apple-Geräte nutzt, ist die Synchronisation einer der Aspekte, mit denen Apple besonders punktet. Speichererweiterungen sind problemlos möglich: 50 Gigabyte sind für 99 Cent pro Monat erhältlich, ein Terabyte kostet 9,99 Euro – und damit das Doppelte des Dropbox-Preises.
ADrive
Einen vergleichsweise großen Gratis-Speicherplatz bietet ADrive. Hier erhalten Nutzer 50 Gigabyte kostenlos. Wer zehn Terabyte braucht, zahlt monatlich 250 US-Dollar. Wer bereit ist, für den Dienst zu zahlen, kommt in den Genuss hoher Sicherheitsstandards: Die Daten werden mit einer 256bit-AES Verschlüsselung gespeichert. Das Manko: Die Server befinden sich in den USA und sie verfügen über keine Sicherheitszertifikate.
Telekom Mediencenter
Der Spitzenreiter in puncto Gratisspeicher ist das Telekom Mediencenter. Hier erhalten Telekomkunden 25 Gigabyte kostenlos – wer kein Telekomkunde ist, erhält immerhin 10 Gigabyte. Für 4,95 Euro monatlich sind bereits 50 Gigabyte zu haben, für 9,95 Euro pro Monat sogar 100 Gigabyte. Mehr Speicher können Privatkunden nicht ordern.
Auch die Telekom speichert sämtliche Daten auf deutschen Servern und wurde vom TÜV Saarland als sicher zertifiziert. Ein Nachteil ist allerdings, dass die Daten in der Cloud nicht verschlüsselt werden – dafür werden sie verschlüsselt übertragen. Im Gegensatz zu Strato synchronisiert die Telekom die Daten automatisch.
Strato HiDrive
Das deutsche Unternehmen bietet seit 2010 seinen Onlinespeicher an. Kostenlos können Interessierte den Endkunden-Service 30 Tage lang testen oder sich dauerhaft für den Gratiszugang entscheiden. Danach müssen Nutzer einen Vertrag abschließen – die Basic-Variante umfasst eine Laufzeit von zwölf Monaten. 500 Gigabyte kosten hier 19,99 Euro im Monat. Wer Geld sparen möchte, kann einen Vertrag über zwei Jahre abschließen – dann kosten die 500 Gigabyte nur 14,90 Euro pro Monat. Fünf Terabyte sind für 49,90 Euro pro Monat zu haben (bei einer Vertragslaufzeit von 24 Monaten).
Zwar ist der Preis im Vergleich zu den US-Anbietern relativ hoch, dafür befinden sich sämtliche Server in Deutschland – die Daten unterliegen damit dem deutschen Datenschutz. Zudem gilt der Dienst als sicher – er wurde mit einem TÜV-Siegel ausgezeichnet. Ein Nachteil gegenüber den US-Anbietern: Bearbeitet man ein Dokument offline und geht dann wieder online, wird es nicht automatisch mit der Version des Dokuments auf der Cloud synchronisiert, was heute eigentlich Standard ist.
1&1 Onlinespeicher
Die 1&1-Dienste GMX und Web.de bieten beide zwei Gigabyte kostenlosen Speicher an. Wer die kostenpflichtigen E-Mail-Produkte nutzt, erhält sogar zehn Gigabyte gratis. Wer nur den Freemail-Service nutzt, kann für 6,99 Euro auf 100 Gigabyte aufrüsten (die ersten zwölf Monate kosten sogar nur 99 Cent), Nutzer der kostenpflichtigen Angebote zahlen die Hälfte. Auch die 1&1-Dienste speichern ihre Daten ausschließlich in Deutschland.
Den Verband der deutschen Papierfabriken freut es. Zwischen 1950 und 2000 stieg der deutsche Papierverbrauch kontinuierlich. Mit der Jahrtausendwende setzte die zunehmende Digitalisierung ein – und ließ die Papierindustrie zittern. Doch der Rückgang blieb aus: Seit 2000 stagniert der Papierverbrauch über alle Sorten auf einem Niveau von etwa 20 Millionen Tonnen. Auch die Herstellung von Büropapieren in Deutschland ist – mit kleinen Schwankungen – seitdem weitgehend konstant. Verbandssprecher Gregor Andreas Geiger wundert es nicht: "Die Information auf Papier ist schnell greifbar, leicht reproduzierbar und überall nutzbar. Deshalb wird Papier auch künftig einen festen Platz in den Büros haben."
Menschen halten am Papier fest
Laut IDC-Befragung wünscht sich jeder dritte Angestellte Papier am Arbeitsplatz – und sogar jeder zweite Geschäftskunde. Zum Beispiel, wenn es um Lieferscheine, Rechnungen und Gutscheine geht. Die Marktforscher sind überzeugt, dass das papierlose Büro jetzt noch ferne Zukunftsmusik ist.
Frank Früh vom Digitalverband Bitkom trifft eine radikalere Prognose. "Das komplett papierlose Büro wird es wohl niemals geben, aber wir können es immerhin papierarm machen." Das liegt seiner Meinung nach an gesetzlichen Vorgaben, Sicherheitsbedenken, aber auch an dem Wunsch des Menschen nach etwas Greifbarem, Verlässlichem – wie Papier es ist.
Laut dem Fraunhofer Institut sind der großen Mehrheit der deutschen Angestellten (86 Prozent) Software-Anwendungen und Computer zu umständlich. Stattdessen setzen sie lieber weiterhin auf Papier. Um die Programme nutzen zu können, bräuchten viele der Mitarbeiter Schulungen – die für das Unternehmen ein weiterer Kostenfaktor wären.
Hinzu kommt, dass die Unternehmen sich davor scheuen, klare Verantwortlichkeiten in Sachen Digitalisierungsstrategie zu verteilen. Der Digitalverband Bitkom hat 1000 Unternehmer dazu befragt: Nur zwei Prozent der Konzerne ab 500 Beschäftigten haben einen Chief Digital Officer, der die digitale Transformation im Unternehmen vorantreibt. Nur vier von zehn Unternehmen haben eine klare Strategie zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse.
Behörden und Sicherheitsbedenken bremsen Digitalisierung aus
Zwar haben bundesweit einige Behörden schon damit begonnen, Prozesse zu digitalisieren. Manche Dokumente akzeptieren Gerichte und Behörden aber nur in Papierform – samt Wasserzeichen, Siegeln oder Schnüren. Hinzu kommt, dass sich die gesetzlichen Regelungen nicht nur außerhalb von Deutschland, sondern auch von Bundesland zu Bundesland unterscheiden: Mal sind es notarielle Beglaubigungen, mal Arbeitsverträge, mal Urkunden, die sie nur in Papierform akzeptieren.
Oft entscheiden sich Unternehmen aber auch aus Angst vor einem Datenverlust für eine Papier-Ablage. Denn die Technik muss selbst bei Systemausfällen und Cyberangriffen darauf ausgelegt sein, wertvolle Daten zu sichern. Und das in Zeiten, in denen Hacker immer öfter die Informationstechnologien von Firmen gezielt angreifen. "Absolute Sicherheit ist unmöglich, denn Angreifer entwickeln ihre Attacken permanent weiter", sagt eine IDC-Sprecherin.
Ein Beispiel ist die Erpressersoftware Locky, die derzeit stündlich Daten auf 5300 deutschen Computern verschlüsselt und Lösegeld fordert. Bisher haben Experten noch keine Möglichkeit gefunden, die Daten zu entschlüsseln. Die Mitarbeiter öffnen deshalb keine Anhänge mehr – die geschäftlichen Abläufe verlangsamen sich.
Decos trotzt zwar diesen Bedenken. Geschäftspartner, die noch auf Papier setzen, und Gesetzte in anderen Ländern machen das zu 100 Prozent papierfreie Büro aber auch bei dem niederländischen Unternehmen unmöglich. "Wenn unsere Mitarbeiter zum Beispiel zu unserer Zweigstelle in Indien fliegen, müssen das Visum und die Tickets ausgedruckt werden. Dieses Land ist noch nicht so digital", sagt van Kampen.
An der Gesetzeslage in Indien kann Decos zwar nichts ändern. Das IT-Unternehmen will aber zumindest seine Geschäftspartner dazu bewegen, auf den Digitalisierungszug aufzuspringen. Wer Decos Post schickt, bekommt sie zurück – mit dem Hinweis, dass das IT-Unternehmen nur noch digital zu erreichen ist. Die Mehrheit der Geschäftspartner reagiert laut Decos positiv, wenn sie ihnen die Gründe dafür nennen. "Natürlich gibt es auch Unternehmen, die nicht kooperieren und weiterhin Papier verwenden wollen", sagt van Kampen.
Die dürfen die Zettelwirtschaft dann aber bitte selbst produzieren: Wenn eine Kunde auf eine Rechnung aus Papier besteht, schickt Decos sie ihm trotzdem digital zu – damit der Kunde sie selbst ausdruckt.
