Irgendwann erwischt es jeden. Vorbereitet ist man trotzdem nicht auf den Moment, wenn eine E-Mail an den falschen Adressaten geht. Im schlimmsten Fall wird ein vertraulicher oder persönlicher Inhalt dank der Funktion „Allen antworten“ nicht nur an den Absender, sondern an den gesamten Empfängerkreis geschickt. Oder man klickt wie diese Betroffene auf „Antworten“ statt auf „Weiterleiten“ und lässt den Absender unbeabsichtigt wissen, was man wirklich von ihm denkt. „Heiß-kalt-Momente und ein leichter Schwindel“, beschreibt die Journalistin, die anonym bleiben möchte, ihre unmittelbare körperliche Reaktion auf den Fauxpas.
Statt bei der Vorgesetzten war ihr leicht genervter Kommentar über einen Gesprächspartner bei eben jenem besagten Herrn gelandet. Die Journalistin, die damals in einer großen Nachrichtenredaktion arbeitete, rettete sich wie viele Betroffene in digitalen Aberglauben. „Ich habe ein paar Mal planlos auf 'Abbrechen' gehauen – natürlich erfolglos“, erinnert sie sich. „Dann folgte wildes Googeln nach 'E-Mail zurückholen' und Ähnlichem. Und die gleiche Anfrage beim Unternehmens-ITler – schon wissend, dass das nicht geht, sondern schlicht aus Verzweiflung.“
Zum Glück nahm die Geschichte einen guten Ausgang. „Irgendwann ging mein Handy, und der Gescholtene war dran – total nett und freundlich und verständnisvoll“, schildert die Journalistin. Sie habe danach eine Zeitlang beim Versenden von E-Mails mehr Vorsicht walten lassen. Inzwischen sei das Ganze aber abgehakt: „Ohne darauf angesprochen zu werden, hätte ich vermutlich nie wieder daran gedacht. Das heißt aber wohl leider auch, es könnte mir vielleicht wieder passieren…“
Bei der digitalen Kommunikation stehen Aufwand (minimal) und potenzielle Folgen (verheerend) in keinem Verhältnis mehr. Insbesondere die eigentlich praktische „Allen antworten“-Funktion erweist sich regelmäßig als elektronische Geißel. Dabei muss noch nicht einmal der Inhalt das Problem sein. Das stellte kurz vor dem Weihnachtsfest 2018 eine Angestellte der Strafvollzugsbehörde im US-Bundesstaat Utah fest. Sie hatte per E-Mail rund 80 Kollegen zum Wichteln eingeladen. Durch den Fehler eines Systemadministratoren landeten mehr als 22.000 Empfänger im Verteiler der Abteilung. Das war fast jeder Regierungsangestellte in Utah. Etliche verwirrte Adressaten antworteten – selbstverständlich per „Allen antworten“. Schon war es da: Reply-All-Gate 2018.
Tipps gegen Fehler bei E-Mails
E-Mails sollten natürlich grundsätzlich mit Sorgfalt verfasst werden. Zumindest bei Nachrichten mit möglicherweise heiklem Inhalt sind einige zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen ratsam, damit Adressat und Inhalt stimmen.
- Bei einer neuen E-Mail: Das „An“-Feld wird erst am Ende ausgefüllt. Auf diese Weise kann die E-Mail nicht aus Versehen zu früh verschickt werden. Außerdem wird das Adressieren auf diese Weise vom Automatismus zum bewussten Schritt.
- Antworten oder weiterleiten: Die Adresse des Empfängers wird ausgeschnitten und erst vor dem Absenden wieder hineinkopiert.
- Allen antworten: Der Text wird in einem externen Schreibprogramm formuliert und dann erst in die Mail eingefügt.
Zum Glück gibt es darüber hinaus eine Reihe von technischen Hilfsmitteln, um sich vor falschen E-Mails zu schützen.
1. Karenzzeit einstellen
Manche E-Mail-Programme verschieben das Verschicken von Nachrichten für kurze Zeit. Binnen dieser Frist kann die Übermittlung noch abgebrochen werden. In Gmail lässt sich das in den Einstellungen unter „E-Mail zurückrufen“ kalibrieren. Zur Auswahl stehen diese Rückruffristen: 5, 10, 20 oder 30 Sekunden.
2. Zeitverzögert senden
Diese Karenzzeit reicht Ihnen nicht? Dann könnten Sie es sich angewöhnen, wichtige, aber nicht extrem dringliche E-Mails automatisch zu einem späteren Zeitpunkt übermitteln zu lassen. Outlook erlaubt es, das Senden einer E-Mail zu verzögern beziehungsweise zu planen. Auch in Gmail gibt es die Funktion „Senden planen“. Sie findet sich ganz einfach im Drop-Down-Menu des „Senden“-Buttons. Nutzer von Thunderbird können sich mit einem Add-on eine Gnadenfrist einräumen.
3. „Allen antworten“-Schaltfläche entfernen/verbergen
In Outlook kann der Absender E-Mail-Gott spielen und die „Allen antworten“-Funktion für die Adressaten sperren. Manchmal reicht es schon, wenn diese Schaltfläche nicht so leicht verfügbar ist. In Thunderbrid lässt sich das Feld einfach per Rechtsklick und „Anpassen“-Menü aus den Symbolleisten entfernen. Muss man wirklich mal „allen antworten“, findet sich die Funktion im Hauptmenü.
4. Nachträglich löschen
Manchmal lassen sich Nachrichten sogar noch löschen, wenn sie bereits abgeschickt sind. In Outlook können Mails sogar ersetzt werden. Vorausgesetzt, der Empfänger nutzt ebenfalls Outlook, denselben Microsoft Exchange Server und hat die Nachricht noch nicht geöffnet.
5. Automatisch löschen
Gmail bietet ab 25. Juni 2019 einen „Vertraulich“-Modus. Inhalt und Anhänge dieser Nachrichten können nicht weitergeleitet, kopiert, gedruckt oder heruntergeladen werden. Außerdem erhält der Absender die Möglichkeit, für seine E-Mail ein Ablaufdatum festzulegen oder einem Empfänger den Zugriff auf die Nachricht zu verweigern.
