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Personio „Wir wollen das nächste SAP für Personaler werden“

Personio: So will das Start-up das nächste SAP für Personaler werden Quelle: Getty Images

Hanno Renner versucht mit seinem Unternehmen Personio Personalabteilungen zu digitalisieren. Im Interview spricht er über irrsinnige Ängste vor der Cloud und erzählt, warum ihn das Oktoberfest motiviert.

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Die Personalabteilung wird häufig mit Blumensträußen für Jubilare und Urlaubsanträgen verbunden. Trifft es das?
Dem Jubilar einen Strauß zu geben, ist ja eine schöne Aufgabe. Aber Urlaubsanträge manuell zu verarbeiten und jeden Monat fehlende Informationen für die Lohnbuchhaltung zusammenzusuchen, kostet nur Zeit. Die könnten Personaler besser mit wertschöpfenden Themen wie der Personalentwicklung verbringen.

Was tut Personio dagegen?
Wir digitalisieren die genannten und viele weitere Prozesse von Personalabteilungen. Wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag einreicht, kommt dieser sofort beim Vorgesetzten an und er kann ihn digital genehmigen. Der Personaler kriegt das mit, muss aber nichts weiterleiten. Personio erstellt auch automatisiert Verträge und Berichte für den Vorstand.

Wieso haben Sie ausgerechnet die Personalabteilungen ausgewählt?
Einer meiner Mitgründer hat vorher in einem Unternehmen gearbeitet, in dem die Personalabteilung überhäuft war mit administrativen Aufgaben. Die Angestellten hatten kaum Zeit, sich um Themen wie Mitarbeiterbindung zu kümmern. Das ist der objektive Grund, warum es wichtig ist, sich diesen Bereich vorzuknöpfen. Mein persönlicher Antrieb ist, dass es jeden Mitarbeiter betrifft. Wenn wir mit dem Team auf dem Oktoberfest sind und Wäscheklammern mit dem Personio-Logo an unserer Tracht hängen, dann kommen die Leute und sagen: „Hey, da trage ich immer meinen Urlaub ein!“

Zum Unternehmen

Der Vorteil ist also, dass Ihre Software jeden Mitarbeiter betrifft. Macht das den Schutz der Daten schwieriger?
Personaldaten sind sehr heikle Daten. Deshalb haben wir mehrere Mitarbeiter, die sich bei uns um den Datenschutz und die Datensicherheit kümmern. Die gab es auch schon vor der Datenschutzgrundverordnung. Wie viele Mitarbeiter letzten Endes bei uns gelistet sind, ist aber egal. Zugriffsrechte sichern, dass nur befugte Personen Daten ansehen und bearbeiten können.

Wie handhaben Sie Daten von Bewerbern, die laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelöscht werden müssen, sobald sie nicht mehr benötigt werden?
Alle Personen, die mit Personaldaten zu tun haben, können diese nur über Personio einsehen. Unsere Software speichert, wer sich wann welche Bewerberunterlagen angesehen hat und löscht die Daten nach der gesetzlichen Frist automatisch. Damit wird verhindert, dass Lebensläufe und andere schützenswerte Daten per E-Mail im Unternehmen versandt werden und dabei auf verschiedenen Computern gespeichert sind, was eine datenschutzkonforme Löschung unmöglich macht.

Kann der Vorstand nach der Löschung nicht mehr erfahren, wie viele Bewerber ihr Unternehmen hatte?
Die persönlichen Daten löschen wir. Die Bewerberzahlen, sowie Informationen über die Herkunft der Bewerbung bleiben bestehen und fließen in die Reports mit ein. Damit kann auch nachträglich analysiert werden, welche Maßnahmen die meisten und besten Kandidaten geliefert haben.

Hat die DSGVO Ihnen neue Kunden beschert?
Für viele Unternehmen war die DSGVO ein Anstoß um sich um den Schutz ihrer Personaldaten Gedanken zu machen. Einige sind daher auch von amerikanischen Lösungen zu Personio gewechselt.

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