Last Minute oder Perfektionist: Wie Sie mit Deadline-Stress umgehen, offenbart viel über Ihren Charakter
Deadlines sorgen für konstruktiven Stress.
Foto: imago imagesFast jeder fürchtet sie. Aber ohne Deadlines würden wir vermutlich im Berufsleben nur wenig hinbekommen. Denn Abgabefristen setzen nicht nur unter Druck, sie motivieren. „Arbeitspsychologen fanden heraus, dass Menschen schneller und fokussierter arbeiten, wenn sie eine Deadline haben“, sagt Jürgen Walter vom Berufsverband Deutscher Psychologinnen und Psychologen (BDP). In Studien seien Teilnehmer mit Deadline sogar zum Teil trotz höherer Arbeitsbelastung weniger erschöpft gewesen. Hier greife der sogenannte Goal-Gradient-Effekt. „Eine Deadline motiviert umso stärker, je näher sie rückt“, erläutert Walter. Dieser positive Effekt stellt sich aber nur ein, wenn Fristen realistisch bleiben. Und hier beginnt die Krux.
Zunächst einmal ist es ganz normal und kein Zeichen von Versagen, wenn man gegen Ende eines Projekts ins Trudeln gerät. „Nach all den Befunden, die ich aus der Psychologie kenne, haben die meisten Menschen Schwierigkeiten, im Beruf Fristen einzuhalten“, beruhigt Dieter Frey, Professor für Sozial- und Wirtschaftspsychologie an der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU), wo er das Zentrum für Führung und Personalmanagement leitet. „Jeder, der sich auf Klausuren vorbereitet, ein Haus gebaut hat oder im beruflichen Wettbewerb steht, kennt Episoden, wo man kurze Zeit vor dem Ablaufen der Frist rotiert, weil man plötzlich entdeckt, dass man die Aufgabe nicht so beendet, wie man es geplant hat.“
Deadline-Stress als Charakterfrage
Trotzdem gehen unterschiedliche Persönlichkeitstypen oft sehr anders an Deadlines heran. Wie jemand tickt, wird in der Persönlichkeitspsychologie klassischerweise anhand von fünf Haupteigenschaften definiert:
- Aufgeschlossenheit
- Gewissenhaftigkeit (Perfektionismus)
- Extrovertiertheit
- Verträglichkeit (Rücksichtnahme, Kooperationsbereitschaft, Empathie)
- Neurotizismus (emotionale Labilität und Verletzlichkeit)
Wie stark oder schwach die jeweilige Prägung bei einem Menschen ausfällt, kann entscheidenden Einfluss darauf haben, wie gut jemand mit Deadlines zurechtkommt. Das beginnt bereits bei der Frage, wie die- oder derjenige generell auf diese Art von Stress reagiert. „Es ist wie mit dem Glas Wasser: Ist es halbleer oder halbvoll?“, erläutert Diplompsychologe Walter. „Es ist eine Frage der Betrachtung. Der eine fühlt sich durch eine Deadline unter Druck gesetzt, der andere fühlt sich befreit.“
Bei dem Thema kann eine vermeintlich vorteilhafte Charaktereigenschaft schnell ins Gegenteil umschlagen. Das wissen perfektionistisch veranlagte Menschen nur allzu gut. Sie hassen zwar meist jede Art von Zeitdruck, planen deshalb alles bis ins Letzte durch und bauen auch Zeitpuffer für mögliche Eventualitäten ein, wie Frey skizziert. Für diese Perfektionisten könne aber gerade ihre Detailversessenheit an sich zum Problem werden. „Sie planen gewissenhaft, prüfen aber auch sehr gewissenhaft alles nach und geraten deshalb immer unter Zeitstress“, so Frey.
Sogenannte sozial verträgliche Menschen (die klassischen Netzwerker) fallen laut dem Experten hingegen oft dadurch auf, dass sie Ziele realistisch einschätzen und deshalb meist gut mit Deadlines zurechtkommen. Weniger verträgliche Menschen fänden im Gegenzug ähnlich wie die Perfektionisten in jeder Suppe noch ein Haar und bräuchten deshalb länger. Für aufgeschlossene, kreative Menschen könne die chronische Lust auf Neues zum Problem werden, wenn es um fristgerechtes Arbeiten geht. In die Kategorie „notorischer Zuspätkommer“ fallen Frey zufolge außerdem tendenziell eher extro- anstatt introvertierte Menschen.
Noch wichtiger als der Persönlichkeitstyp ist für den Psychologieprofessor beim Umgang mit Deadlines aber das individuelle Leistungsethos. Hier würden drei Prinzipien unterschieden:
- Maximizing: Jemand will stets das Beste abliefern.
- Optimizing: Aufwand und Ertrag werden in Relation gesetzt.
- Satisficing: Man ist froh, überhaupt das Ziel erreicht zu haben und nimmt ein suboptimales Ergebnis in Kauf.
Größte Fehler bei Fristen
Unabhängig vom Persönlichkeitstypen oder dem Anspruch an die eigene Arbeit lassen sich die meisten Probleme mit Deadlines auf grundlegende Fehler und Lösungsansätze herunterbrechen. Ein großes Problem sind generell Fristen, die von vornherein viel zu wenig Zeit für die nötige Arbeit lassen. Dahinter muss als Schuldiger nicht immer ein Chef mit unrealistischen Vorstellungen stecken. Psychologen beobachten hier auch eine Art Selbsttäuschung, bei der sich der Betroffene (vorübergehend) in falscher Sicherheit wiegt. „Das zeitliche und inhaltliche Drehbuch wird zu den eigenen Gunsten verzerrt. Das heißt, man denkt, man kann das Ziel leicht erreichen“, erläutert Frey diese psychologische Falle. Hier werde auch gern außer Acht gelassen, dass sich häufig unerwartet Hürden ergeben können.
Der Experte empfiehlt notorischen Spätabgebern deshalb, bei der Planung nicht von einem idealisierten Verlauf auszugehen, sondern von der eigenen Arbeitsrealität. Es gelte, aus Erfahrungen von sich und anderen zu lernen: Welche Fehler haben wir in der Vergangenheit gemacht und wie können wir sie dieses Mal vermeiden? Wer für den besten Verlauf plane, aber auch auf den schlimmsten vorbereitet sei, könne entspannter und mit größerer Aussicht auf Erfolg an die Arbeit gehen.
Häufig wird ein Projekt auch von Anfang an falsch eingeschätzt oder man verliert im Laufe der Arbeit den roten Faden. Dann muss nicht selten noch mal ganz von vorne begonnen werden. Um das zu vermeiden, rät Frey, laufend zu reflektieren: Was ist das Problem? Wie sieht die Lösung aus? Was läuft gut? Was sollte verbessert werden? Diese Qualitätskontrolle sollte laut dem Psychologen regelmäßig, wenn nicht gar (mehrmals) täglich erfolgen, um eine wichtige Deadline sicher einhalten zu können. „Ohne diese Selbst- und Teamreflektion gibt es keine Verbesserung im Prozess“, warnt er.
Daraus folgt: Nur wer sich selbst gut kennt, kann gut planen. Insbesondere Perfektionisten vergessen beim Setzen von Fristen allerdings gern, dass sie keine Maschinen sind, sondern auch mal Ruhephasen benötigen. Diese Pausen müssen laut Walter deshalb unbedingt in der Planung von Deadlines berücksichtigt werden. Weitere Puffer würden zudem helfen, auf nahezu alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
Nicht nur kreativen oder eher unstrukturiert arbeitenden Menschen rät der Führungskräftecoach außerdem dazu, das Projekt in kleinere Blöcke herunterzubrechen. Auf diese Weise ließen sich vor der finalen Frist mehrere Zwischenstationen einbauen. Eine solche To-do-Liste verleihe der Arbeit mehr Struktur und biete laufend Motivation, wenn kleinere Ziele abgehakt werden können. Am Ende sollten Ziele immer dem „SMART“-Prinzip gehorchen: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.
Wann genau ein Ziel erreicht wurde, ist aber insbesondere für Perfektionisten oft schwer zu beantworten. Schließlich geht es fast immer noch ein Stückchen besser. Ihnen rät der Führungskräftecoach, das Pareto-Prinzip zu beherzigen. „Es besagt, dass in der Regel 80 Prozent der Arbeit mit 20 Prozent Aufwand erledigt werden kann.“ Die Devise lautet also: lieber smart statt (übertrieben) hart arbeiten. Das sei nicht bei allen Berufsgruppen möglich, schränkt Walter ein: „Ein Chirurg oder ein Pilot sollte das Pareto-Prinzip nicht anwenden.“
Besonders stressig kann es werden, wenn das Einhalten einer Deadline von einem Zuspätabgeber-Kollegen gefährdet wird. Frey fällt hier sofort der sogenannte A-Typ aus der Persönlichkeitspsychologie ein: „Er hat hohe Ziele, tanzt auf allen Hochzeiten und muss überall dabei sein, ist gleichzeitig auch sehr impulsiv, wenn bestimmte Ziele nicht sofort erreicht werden.“ Wer als eher gemächlicher B-Typ mal mit so einem Kommilitonen oder Kollegen an einem wichtigen Projekt gearbeitet hat, weiß: Hier lauert Konfliktpotenzial. Dabei muss notorisches Zuspätkommen nicht immer böse Absicht sein. Walter attestiert Zuspätabgebern sogenannte Selbstregulationsdefizite. Hier stoße geringe Ausdauer auf mangelhaftes Zeitmanagement. Die Intention kann laut ihm bei diesen Personen durchaus gut sein. Sie stimme nur leider am Ende nicht mit der Handlung überein.
Er empfiehlt deshalb bei Teamarbeit, diesen Kollegen sachliches Feedback zu geben und sie stärker anzuleiten. Frey rät zur klaren Ansage, dass zu spätes Abgeben für alle Beteiligten lästig ist und Stress verursacht. Manchmal sei bei diesen Kollegen auch Humor hilfreich oder eine sanfte Form der Bestrafung, beispielsweise ein Beitrag zur Kaffeekasse oder eine Einladung für die Kollegen ins Kino oder zum Essen. In Teams mit chronischen Zeitproblemen kann es Frey zufolge hilfreich sein, einen externen Moderator hinzuziehen. Es gebe Gruppenkonflikte, „wo man sich gegenseitig im Team blockiert, teilweise auch Wissen vorenthält, im Extremfall andere absichtlich an die Wand laufen lässt. Deshalb ist es ganz wichtig, immer auch Ursachenanalyse zu betreiben“.
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All diese Tipps sollten selbstverständlich auch von Chefs berücksichtigt werden, die ihren Mitarbeitern Deadlines vorgeben. Allzu oft beobachtet Frey, dass Vorgesetzte mit Absicht völlig unrealistische Fristen setzen – ganz nach dem Motto „Ich überfordere bewusst meine Leute mit unerreichbaren Zielen, damit sie überhaupt in Bewegung kommen und sich herausgefordert fühlen“. Das kann laut dem Psychologen allerdings zum Bumerang werden. Denn so mancher Angestellte entwickele eine kriminelle Kreativität, um die unerfüllbaren Deadlines zumindest auf dem Papier doch noch einzuhalten. Dies habe sich bei Skandalen in der Auto- oder der Finanzbranche gezeigt, aber auch während Kriegen. Die Angst, als Versager dazustehen, sei so groß, dass mit Lügen, Tricks und Manipulationen das gewünschte Ergebnis vorgegaukelt werde – mit den entsprechenden Folgen, wenn die Täuschung auffliegt.
Deadline-Stress als Krankheitssymptom?
Nicht immer lassen sich Schwierigkeiten mit Deadlines dank besserer Planung aus dem Weg räumen. Wenn Abgabefristen auf Dauer zur Qual werden, drohen unter Umständen langfristige psychische Folgen bis hin zum Burn-out, warnt Walter. „Wer gravierende Probleme hat, Deadlines einzuhalten, sollte psychotherapeutische Hilfe in Anspruch nehmen, da der Ursprung oft tiefer liegt“, sagt Walter. Das ständige Aufschieben kann laut ihm auch Folge einer psychischen Störung sein. Dahinter könnten zum Beispiel eine Depression, eine Angststörung oder die Aufmerksamkeitsdefizit-Hyperaktivitätsstörung (ADHS) stecken. Warnsignale sind für ihn, wenn der Leidensdruck zu beruflichen Problemen führt und sich auch auf das soziale Umfeld auswirkt.
Um nicht in einen Teufelskreis aus Druck, Stress und noch mehr Druck zu geraten, empfiehlt der Psychologe, einen Schritt zurückzutreten. „Stress ist größtenteils selbstgemacht. Stressverschärfende Gedanken spielen dabei eine große Rolle“, betont Walter. „Oft sprechen Klienten von 'Angst' vor Konsequenzen. 'Angst' ist jedoch ein viel zu dramatisches Wort“, meint der Experte. Statt „Angst“ sollten lieber Begriffe wie „Sorgen“ oder „Bedenken“ gewählt werden. Durch diese rhetorische Abrüstung wird laut Walter in der Regel deutlich, dass Gedanken oft irrational sind, weil negative Annahmen gar nicht den Tatsachen entsprechen oder in der Situation schlichtweg nicht hilfreich sind.
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