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Zeitmanagement Effizienter arbeiten: Welche Apps die Produktivität steigern – und welche nicht

Gerade soziale Netzwerke können uns von der Arbeit abhalten. Einige Apps wollen diesen Ablenkungsfaktoren den Riegel vorschieben. Klappt das? Quelle: AFP

Lange galt das Smartphone als Ablenkung. Nun soll es auch Effizienzcoach sein. Doch was taugen all die Apps, die für produktiveres Arbeiten sorgen sollen?

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Ein paar WhatsApp-Nachrichten hier. Nur mal schnell den Amazon-Wunschzettel abarbeiten. Und bei Instagram noch rasch die Stories durchschauen, um über die Essensgewohnheiten seiner Freunde auf dem Laufenden zu bleiben. Mit dem Smartphone haben wir stets zahlreiche Ablenkungsfaktoren in unmittelbarer Nähe.

Mittlerweile gibt es aber auch viele Apps, die das Gegenteil versprechen: Das Smartphone soll zum handlichen Effizenzcoach werden – so lautet zumindest das Versprechen der Anbieter. In den App-Stores von Android und iOS stehen Hunderte Zeitmanagement-Apps zur Auswahl, viele davon kostenfrei. Welche Apps eignen sich – und welche weniger? Eine Auswahl:

Forest: Waldarbeit auf dem Smartphone

Mit der App Forest kann ich meinen grünen Daumen in der digitalen Welt unter Beweis stellen. Zu Beginn der Arbeit säe ich einen Samen ins virtuelle Feld. Mit der Zeit soll er zu einem prachtvollen Baum heranwachsen. Und das gelingt durch konzentriertes Arbeiten. Also Handy beiseite und Fokus aufs Wesentliche. Eine Session dauert stets 25 Minuten. Daran lässt sich nicht rütteln. Beende ich die App vorzeitig, verendet mein Baum als kahler Ast.

Zunächst motiviert mich die App. Ich will schließlich, dass der Baum die Größe einer stolzen Eiche erreicht statt eines kargen Bonsaibäumchens. Und je mehr Sessions ich schaffe, desto mehr Bäume gedeihen auf meiner Fläche. Mein Forstbestand wächst also mit jeder Runde.

Doch bald schon stelle ich fest: Einen zweiten Tag würde ich nicht mit Forest arbeiten. Ich blicke wegen der App sogar öfters aufs Handy, um das Wachstum meines Baumes zu beobachten.

Das sagt der Experte: Markus Dörr, Diplom-Psychologe und Zeitmanagement-Experte, ist skeptisch. Die Motivation könne schnell einbrechen. Er bezweifelt, dass solche spielerischen Apps langfristig zu mehr Produktivität führen.

Goodtime: Mit der Kraft von Pomodoro

Mit kleinen Etappen ans Ziel gelangen: Das ist die Idee hinter der App Goodtime. Auch hier dauert eine Etappe 25 Minuten. Dabei zeigt ein Timer an, wie viel Zeit bereits vergangen ist.

Nach Ablauf der Zeit gönnt einem die App eine Verschnaufpause von fünf Minuten. Instagram und andere soziale Netzwerke sind nun erlaubt, bis die nächste Session beginnt. Nach vier Runden schiebt die App einen 15-minütigen Pausenblock dazwischen. Schnell merke ich: Wenn ich mich von Päuschen zu Päuschen hangele, greife ich gleichzeitig seltener zum Smartphone.

Die Idee hinter der App Goodtime ist keinesfalls neu. Sie basiert auf der sogenannten Pomodoro-Technik, die der italienische Berater Francesco Cirillo ins Leben gerufen hat. Dem Mythos zufolge hat er das Zeitmanagement-System genutzt, als er in den Achtzigerjahren für die Uni lernen musste. Ganz ohne App.

Schnell hinterfrage ich die Existenzberechtigung von Goodtime. Der Timer auf dem Smartphone oder ein Blick auf die Armbanduhr haben für mich denselben Effekt. Und der Handyakku würde es mir danken, wenn ich meiner Uhr den Vorzug gebe.

Das sagt der Experte: Auch hier kritisiert Psychologe Markus Dörr, dass der langfristige Erfolg der Technik nicht eintreten dürfte. „Die Reglementierung auf Minuten passt oft nicht ins Tagesgeschäft”, sagt er über das starre Zeitkorsett. Oft sei eine Aufgabe zu umfangreich, als dass sie in 25 Minuten vollendet werden könnte.

AppBlock: Der Ablenkung einen Riegel vorschieben

Slack, Skype, E-Mails: Das Smartphone ist in der modernen Berufswelt unersetzlich geworden. Es ist also nicht für jeden eine Option, es in einer weit entfernten Schublade zu verstauen.

AppBlock setzt genau da an: Ich selbst soll festlegen, welche Apps mich besonders ablenken. Ganz klar: Facebook und WhatsApp. Die App blockiert die Programme. Ich komme nicht weit, wenn ich der Versuchung unterliege. Statt des Facebook-Newsfeeds öffnet sich ein schwarzes Fenster, die App redet mir prompt ins Gewissen. „Du hast es heute schon drei Mal probiert”, mahnt sie mich. „Nutze die Zeit und sei produktiv.”

Praktisch ist, dass jeder die Block-Zeiten ganz individuell an seinen Arbeitsalltag anpassen kann. Ansonsten: Die Sperrung kann natürlich zu jeder Zeit aufgehoben werden. Wer sehr anfällig für Ablenkungen ist, dürfte allerdings bei der kostenlosen Version schnell an seine Grenzen stoßen. Hier ist es nämlich nur möglich, fünf Apps blockieren zu lassen. Für die gängigen Störenfriede der sozialen Netzwerke reicht das aber allemal.

Das sagt der Experte: Gerade für Menschen, die ein zwanghaftes Verlangen nach dem Smartphone haben, sei solch eine App hilfreich, meint Zeitmanagement-Experte Markus Dörr. Handysucht entwickelt sich zunehmend zum Problem. Untersuchungen der Versicherung DAK und des Deutschem Zentrums für Suchtfragen zeigen, dass 2,6 Prozent der 12-bis 17-jährigen Kinder und Jugendlichen die Kriterien einer Smartphone-Abhängigkeit erfüllen.

Checky: Nur ein Blick

2,1 Stunden sind die Deutschen im Schnitt mit ihrem Smartphone beschäftigt, hat eine repräsentative Studie in Auftrag von Telefónica Deutschland im vergangenen Jahr herausgefunden. Eine Untersuchung der Universität Bonn hat ergeben, dass der durchschnittliche Deutsche 88 Mal am Tag aufs Handy schaut.

Die App Checky ist ein nettes Gimick, um sich sein Nutzungsverhalten klar zu machen. Sie hält einem den Spiegel vor und zeigt, wie oft man das Display entsperrt. Zumindest liege ich mit knapp 60 Bildschirmentsperrungen unterm Bundesdurchschnitt – und rede mir ein, gerade wegen der vielen neuen Apps besonders häufig aufs Handy geschielt zu haben.

Das sagt der Experte: Gut gemeint, aber wenig ertragreich, meint der Experte. „Die Anzahl der Griffe zum Smartphone sagt qualitativ nichts über das Nutzerverhalten und eventuelles Fehlverhalten aus“, so Diplompsychologe Dörr. Viel sinnvoller sei eine App, die eine wöchentliche Statistik über die Smartphonenutzung erstellt. „Hier kann ich schauen, wo meine Zeitfresser liegen.“

Quality Time: Der Blick in den Konsumspiegel

Genau das bietet die App Quality Time. Sie zeigt deutlich vielschichtiger, wie oft ich mein Handy benutze – und wofür. Zum Teil liefert sie erschreckende Zahlen. Innerhalb einer Woche habe ich offenbar gut drei Stunden mit Facebook verbracht und über eine Stunde WhatsApp verwendet. Ähnlich wie Checky setzt die App vor allem auf Abschreckung ob des eigenen Handykonsums – und erzielt damit zumindest bei mir Wirkung.

Das sagt der Experte: Aus Sicht des Psychologen Markus Dörr ist ein datenvolumenintensives Sammelsurium an Apps überhaupt nicht nötig. Oft sei es zu zeitaufwendig, eine Anwendung zu verstehen. Viel simpler und erfolgversprechender hingegen seien To-Do-Listen – gerne auch als App.

Er rät, kurz vor Feierabend eine Liste mit Zielen für den nächsten Tag zu erstellen. Und Ablenkungen durchs Handy? Die ließen sich einfach vermeiden, wenn man das Handy in den Flugmodus stellt. Auch realistische Zeitangaben gehörten auf die Tagesagenda – und dürfen mit eingeplanten, kurzen Pausen belohnt werden.

Wachsende Digitalbäumchen und 25-Minuten-Sessions seien nicht die Lösung, um effizienter zu arbeiten. „Was wirklich motiviert, ist, wenn ich meine Tagesziele erreiche – ob mit App oder Schmierzettel,” so Dörr.

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