Dienstwagen gehören für viele Angestellte zu einem attraktiven Job dazu. Meist dürfen sie diese nicht nur für berufliche Fahrten nutzen, sondern auch für private Fahrten und die Wege zur Arbeit. Dafür allerdings zahlen die Angestellten in der Regel Steuer. Das Finanzamt sieht in der Privatnutzung einen „geldwerten Vorteil“. Die Steuer führt der Arbeitgeber direkt ab. Weil der geldwerte Vorteil als Teil des Bruttogehalts gesehen wird, können darauf neben der Steuer auch Sozialabgaben anfallen.
Der geldwerte Vorteil kann pauschal mit der Ein-Prozent-Methode errechnet werden oder mit einem Fahrtenbuch für den tatsächlich privat gefahrenen Anteil. Nach der Ein-Prozent-Methode muss monatlich ein Prozent des Bruttolistenneupreises versteuert werden. Bei Pendlern kommen 0,03 Prozent pro Kilometer der einfachen Entfernung zur Arbeitsstätte hinzu. Ein Fahrtenbuch hingegen erlaubt es, die Gesamtkosten auf den beruflichen und privaten Anteil aufzuteilen. Nur der private Anteil der Gesamtkosten wird dann als geldwerter Vorteil beim Angestellten berücksichtigt. Ein Fahrtenbuch lohnt sich, wenn der private Fahranteil relativ gering ist. Faustregel: Ab etwa 30 Prozent privatem Nutzungsanteil ist die pauschale Ein-Prozent-Methode attraktiver. Bei einem niedrigeren privaten Anteil ist die Steuer mit Fahrtenbuch günstiger.
Arbeitnehmer sollten die gewünschte Steuermethode (Ein-Prozent-Verfahren oder Fahrtenbuch) vor Jahresbeginn mit ihrem Arbeitgeber abstimmen. Zeigt sich zum Schluss, dass doch die andere Methode günstiger gewesen wäre, können sie bei der Steuererklärung aber noch wechseln. Wurde also pauschal nach Ein-Prozent-Methode versteuert, können sie einen geringeren geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung dann mit ihrem Fahrtenbuch nachweisen. Das aber geht natürlich nur, wenn sie ein solches auch geführt haben.
Privatnutzung wird unterstellt
Zu den Gesamtkosten des Dienstwagens zählen alle Ausgaben, die der Arbeitgeber getragen hat: entweder die Abschreibung auf den Fahrzeugwert oder die gezahlte Leasingrate, sowie die laufenden Kosten wie Benzinkosten, Reparaturausgaben, Kfz-Steuer und Versicherungsbeiträge. Meist sind Abschreibung oder Leasingrate die höchsten Posten. Die Abschreibung erfolgt bei Neuwagen linear über sechs Jahre. Jedes Jahr werden also rund 17 Prozent abgeschrieben. Gebrauchtwagen werden - je nach Einzelfall - mit anderen Sätzen abgeschrieben.
Streit gibt es häufig darum, ob Dienstwagen überhaupt privat genutzt werden. In aller Regel geht das Finanzamt von einer solchen Privatnutzung aus, wenn diese nicht komplett ausgeschlossen ist. Ist die Privatnutzung ausdrücklich untersagt, darf das Finanzamt eine solche aber nicht einfach unterstellen, selbst wenn das Unternehmen die tatsächliche Nutzung nicht überwacht (Bundesfinanzhof, BFH, VI R 42/12). In anderen Fällen, also ohne ausdrückliches Privatnutzungsverbot, wird das Finanzamt meist eine Privatnutzung annehmen. Allein die Tatsache, dass der Arbeitnehmer noch ein anderes, privates Auto hat, reicht als Gegenbeweis nicht aus. Dem Finanzamt genügt meist schon die Möglichkeit einer Privatnutzung zur Annahme eines geldwerten Vorteils.
Ausnahmen kann es im Einzelfall geben: Finanzämtern wurde bereits vorgeschrieben, nicht von einer Privatnutzung ausgehen, wenn dem Fahrer ein „in Status und Gebrauchswert“ gleichwertiges Auto privat zur Verfügung steht (BFH, VIII R 42/09). Steht dieses andere Auto aber nicht ständig und uneingeschränkt zur Verfügung, etwa weil es auch der Ehepartner nutzt, dann darf das Finanzamt doch von einer Privatnutzung des Firmenwagens ausgehen, befand das Niedersächsische Finanzgericht (9 K 125/18). Dabei störten sich die Richter auch nicht daran, dass in dem verhandelten Fall 12 Jahre lang keine Privatnutzung besteuert worden war. Das Finanzamt sei an seine frühere Behandlung des Falls nicht gebunden.
Diese Ausnahme wird aber vor allem bei Freiberuflern akzeptiert, seltener bei Angestellten. Das Finanzgericht Düsseldorf stellte auch einen Angestellten von der Steuerpflicht frei, wenn die Privatnutzung objektiv nicht möglich ist. In diesem Fall durfte ein Angestellter nach einem Schlaganfall laut Arztattest nicht Auto fahren (10 K 1932/16 E).
Wer selten ins Büro fährt, kann sparen
Bei der Steuer nach der Ein-Prozent-Methode kommt für die Fahrten zur Arbeit der erwähnte Zuschlag von 0,03 Prozent je Entfernungskilometer und Monat hinzu. Er stellt eine Art Korrekturposten da, weil auch Nutzer von Dienstwagen Anspruch auf die steuerliche Entfernungspauschale (wenigstens 0,30 Euro je Entfernungskilometer) haben.
Der Wert des Zuschlags von 0,03 Prozent basiert auf angenommenen 15 Arbeitstagen im Monat, 180 im Jahr.
Legen Dienstwagenfahrer die Strecke zur Arbeit aber seltener zurück, dann müssen sie nur die tatsächlichen Fahrten ansetzen (VI R 57/09). Dabei werden pro Tag und Entfernungskilometer 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises veranschlagt. Bei weniger als 180 Tagen mit Fahrten zur Arbeit lohnt der Wechsel zu dieser Methode. Auch dies können Angestellte vorab mit ihrem Arbeitgeber klären und dem dann monatlich eine Liste mit den Fahrttagen einreichen. Alternativ können sie das Verfahren noch im Rahmen der Steuererklärung beantragen, wenn sie dort eine Auflistung der Fahrttage des ganzen Jahres beifügen.
Ärger für Maserati-Fahrer
Mitunter sorgt auch das Fahrtenbuch selbst für Ärger. Die Eintragungen müssen unveränderlich sein, also zum Beispiel in einem gebundenen Notizbuch. Dienstwagenfahrer müssen am besten zeitnah nach ihren Fahrten die wichtigen Daten für jede Fahrt notieren:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Schluss der Fahrt
- bei beruflichen Fahrten Reiseziel und bei Umwegen die Reiseroute sowie der Zweck der Fahrt, zum Beispiel der Name des besuchten Geschäftspartners
- bei privaten Fahrten die Kilometerangaben mit der Angabe „Privatfahrt“
- bei Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk
Erst am Jahresende alle Fahrten nachzutragen, ist nicht erlaubt. Es reicht auch nicht, einen bestimmten, typischen Zeitraum abzubilden und diesen dann auf das Gesamtjahr zu übertragen. Digitale Fahrtenbuchvarianten sind zulässig, sofern sie nachträgliche Änderungen ausschließen. Eine simple Excel-Datei reicht also nicht.
Ein Angestellter, der einen Maserati als Dienstwagen auch privat nutzen durfte, bekam mit seinem Fahrtenbuch Ärger. Dem Finanzamt fiel auf, dass sein verwendetes Formularbuch zum Zeitpunkt der angeblichen Privatfahrten noch gar nicht im Handel erhältlich war. Damit war offenkundig, dass er die Fahrten nachträglich eingetragen hatte. Zudem war der Wagen in den genannten Zeiträumen teils in der Werkstatt gewesen, zeigen Reparaturrechnungen. Die Angaben im Fahrtenbuch konnten also nicht richtig sein. Der Angestellte musste die Privatfahrten daher pauschal mit der Ein-Prozent-Methode versteuern (Finanzgericht Rheinland-Pfalz, 5 K 1391/15). Da der Maserati zum Bruttolistenneupreis immerhin 116.000 Euro gekostet hatte, lag der ermittelte geldwerte Vorteil bei über 10.000 Euro im Jahr. Immerhin profitierte der Maserati-Fahrer von einer steuerlichen Spezialregel: Liegt der pauschal ermittelte geldwerte Vorteil oberhalb der tatsächlich vom Arbeitgeber getragenen Kosten, werden maximal diese tatsächlichen Kosten besteuert. Diese Regel nennt sich Kostendeckelung und findet sich in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums von 2009 (S 2177/07/10004).
Steuer-Sparmodell Leasing
Auf dieser Regel basiert auch ein spezielles Steuer-Sparmodell mit Leasing-Dienstwagen. Verbreitet war es lange Zeit unter Freiberuflern, die eine vereinfachte Buchhaltung nutzen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Diese Form der Buchhaltung können Betriebe mit unter 600.000 Euro Jahresumsatz und unter 60.000 Euro Gewinn im Jahr nutzen. Das Modell funktionierte so: Die Betriebe zahlen zu Beginn des Leasings eine hohe Sonderzahlung (durchaus 30 Prozent des Autowertes), die sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen können. Dafür darf die Laufzeit des Leasingvertrags allerdings maximal fünf Jahre betragen, der Anteil der betrieblichen Nutzung des Firmenwagens muss dauerhaft über zehn Prozent liegen. Die Steuerlast des Betriebs im ersten Jahr sinkt damit deutlich. In den Folgejahren ist die Steuer dafür etwas höher als ohne die Sonderzahlung, weil nur geringere Leasingraten anfallen. Betriebe mit umfassender Bilanzierung dürfen die Sonderzahlung nicht sofort voll absetzen. Sie können das Sparmodell daher nicht nutzen.
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Das Steuer-Sparmodell hat noch einen zweiten Vorteil: Nach der hohen Sonderzahlung zu Beginn, fallen in den Folgejahren wie erwähnt geringere Leasingraten an. Und damit muss auch weniger als geldwerter Vorteil für die Privatnutzung versteuert werden. Das gilt, wenn die tatsächlichen Gesamtkosten, die der Betrieb tragen muss, unter dem pauschal mit Ein-Prozent-Methode ermitteltem geldwerten Vorteil liegen. Auch hier würden dann gemäß der Kostendeckelung nur die tatsächlichen Kosten steuerlich angesetzt. Dies kann durchaus mehrere Tausend Euro Steuerersparnis bringen.
Doch die Tage dieses Modells scheinen gezählt zu sein. So berücksichtigen Finanzämter bei der Berechnung der Kostendeckelung die Sonderzahlung nicht mehr direkt zu Beginn, sondern verteilen sie auf die Laufzeit des Leasingvertrags. Damit bleibt zwar der anfängliche Steuervorteil durch den Sofortabzug bestehen. Der laufende Steuervorteil durch die niedrigere Steuer auf Privatfahrten entfällt hingegen. Erste Finanzgerichte haben diese Verfahrensweise der Finanzämter akzeptiert: Bei der Kostendeckelung handele es sich um eine Billigkeitsregelung, mit der steuerliche Härten vermieden werden sollen. Es bleibe den Finanzämtern unbenommen, die Leasing-Sonderzahlung über die Vertragslaufzeit zu verteilen. Final muss noch der Bundesfinanzhof entscheiden (VIII R 11/20 und VIII B 31/20 [vorläufig]).
Weniger Steuer bei E-Autos
Eine besondere Regelung greift auch bei E-Autos, die als Dienstwagen privat genutzt werden. Bei erstmaliger Überlassung ab Anfang 2019 wird hier seit Jahresanfang 2020 nur noch ein Viertel des Bruttolistenpreises für die Besteuerung nach Ein-Prozent-Methode (und für den Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) angesetzt. Dies gilt für Autos mit bis zu 60.000 Euro Bruttolistenpreis. Die ursprünglich bis Ende 2021 befristete Regelung ist mittlerweile bis Ende 2030 verlängert worden.
Für E-Bikes oder andere Diensträder, die Arbeitgeber ihren Angestellten überlassen, gibt es übrigens noch attraktivere Regeln. Wird das Extra zusätzlich zum normalen Lohn gewährt und geht das Eigentum am Rad nicht auf den Angestellten über, dann kann das Rad komplett steuerfrei bleiben. Worauf es dabei ankommt, können Sie hier lesen.
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