Wenn es drauf ankommt, gehen die blödesten Sachen schief. Oft ist es eine Mischung aus Pech, Stress und fehlenden Sicherheitsvorkehrungen, die Sie bei Präsentationen in die Falle laufen lassen. Dann war im schlimmsten Fall die ganze Mühe der Vorbereitung vergebens, und der sonst so herrlich überzeugende Effekt der persönlichen Präsentation verpufft. Im schlimmsten Fall stehen Sie womöglich vor Chef, Kollegen und Publikum blamiert da.
Die Gründe für vermurkste Auftritte lassen sich wunderbar kategorisieren. Manchmal scheitert es an der eigenen Psyche, manchmal am schlechten Teamwork mit den anderen Präsentatoren, manchmal ist schlicht der Inhalt aus Sicht der Zuhörer nicht überzeugend. Aber ganz oft scheitert Ihr redliches Vorhaben, die anderen mit Ihrem Auftritt zu überzeugen, schlicht an der Technik. Dem Computer, dem Beamer, den Anschlüssen. Darum soll es jetzt hier gehen. Denn dieses Unglück lässt sich erstens weitgehend vermeiden und zweitens im schlimmsten Falle sogar in Ihrem Sinne ausschlachten. Und los!
Die elende Technik: So tricksen Sie sie aus
Warum scheitern Präsentationen so oft an der Technik? Weil hier technische Systeme zusammentreffen, deren Zusammenspiel bislang von Ihnen nicht erprobt wurde.
Da spielen Sie alles am eigenen Rechner durch, alles flutscht, aber für den „heißen“ Durchgang vor Publikum ziehen Sie die Powerpoint- oder Keynote-Datei auf einen USB-Stick und nutzen den vor Ort zur Verfügung gestellten Computer. Und dann stehen Sie da mit rasendem Puls und sagen Dinge wie: „Komisch. Im Büro ging´s.“
Andere Software, veraltete Version, weniger Arbeitsspeicher: Sie wissen nie, wo bei fremden Computern Kompatibilitäts-Probleme lauern. Dann stimmen plötzlich Schriftarten nicht mehr, Zeilen verrutschen, Videos laufen nicht, Animationen ruckeln. Erstaunlich, wie oft selbst gestandene Redner in diese Falle tappen. Nehmen Sie also unbedingt Ihren eigenen Rechner mit.
Die Crux: Der muss dann auch an den Beamer passen. Wenn Sie außer Haus präsentieren: Genauso wichtig wie die Anfahrtsbeschreibung und der Name des Ansprechpartners vor Ort ist die Absprache der technischen Voraussetzungen. Fragen Sie nach dem Beamer-Anschluss: VGA (das ist der dicke mit den 15 Löchern) oder HDMI (der flache schmale)? Und erwarten Sie nicht, dass Ihre Gastgeber alle Adapter parat halten, falls Sie allein mit einem USB-C-Anschluss an Ihrem Laptop aufwarten. Decken Sie sich selbst mit dem Equipment ein.
Denken Sie außerdem daran: Es ist etwas anderes, ob Ihr Laptop die Präsentation selbst auf dem eigenen Bildschirm darstellt (etwa, wenn Sie im Büro einen Probedurchgang machen), oder ob er sie an den Beamer weiterreichen muss. Aufwändige Animationen können den Rechner dann überraschend überfordern. Setzen Sie lieber weniger auf visuelle Tricks! Es kommt sowieso im Wesentlichen auf das an, was Sie sagen.
Und wenn Sie Audiodateien vorspielen wollen: Fragen Sie nach Lautsprechern vor Ort. Die sind oft nicht Standard.
Was aber tun, wenn es tatsächlich passiert? Trotz aller Absprachen, trotz aller mitgeschleppten Adapter. Wenn Sie loslegen wollen und es kommt kein Bild auf der Leinwand? Dann den Tränen freien Lauf lassen? Das wäre herzzerreißend, aber so kommen Sie nicht ans Ziel. Genauso wenig wie mit Bemerkungen wie: „Gut, wenn die technische Infrastruktur hier nicht mitspielt, kann ich es auch nicht ändern“ oder „Aber wir hatten doch extra alles vorab telefonisch abgeklärt.“
Tipps für die perfekte Rede
Schon beim Betreten des Raumes oder auf dem Weg zum Rednerpult müssen Sie konzentriert sein und Ihre Sprechhaltung einnehmen. Denn die Zuhörer nehmen Sie schon wahr, bevor Sie die Bühne betreten.
Reden Sie nie ohne Plan. Auch wenn Sie sich im Thema blind auskennen – überlegen Sie sich ganz genau, wie Sie Ihren Zuhörern die Informationen vermitteln wollen.
Machen Sie sich Stichwörter auf Moderationskarten. Ein ausformulierter Text ist unübersichtlich und verführt zum monotonen Ablesen.
Verzichten Sie auf lange Handouts oder eine vollgestopfte PowerPoint-Präsentation – Folien oder Charts sollen den Vortrag unterstützen und ihn nicht überflüssig machen.
Was wollen Sie erreichen? Bauen Sie eine Beziehung zu ihrem Publikum auf und verzichten Sie auf Belehrungen von oben herab. Damit die Distanz zwischen Ihnen und Ihren Zuhörern nicht zu groß wird, sprechen Sie sie direkt an und beziehen Sie sie so in den Vortrag mit ein.
Ihre Gesten müssen das Gesagte unterstreichen und gezielt eingesetzt werden. Zu viel Bewegung kann vom Inhalt ablenken und wirkt hektisch. Symmetrische Gesten und eine geschlossene Körperhaltung, zum Beispiel verschränkte Arme, kommen beim Zuhörer nicht gut an.
„Meiner Meinung nach“, „Am Ende des Tages“, „äh“ oder „übrigens“ sind Floskeln, die Sie nicht brauchen und den Zuhörer nerven. Überlegen Sie, was Sie stattdessen sagen können, damit Sie diese Lückenfüller nicht brauchen.
Wählen Sie Ihre Formulierungen so, dass Sie deren Inhalt glaubwürdig vertreten können. Neutrale Ausdrücke können dabei helfen, falls eigenes Empfinden und Firmenpolitik auseinander fallen.
Sich über Nervosität zu ärgern oder sie verdrängen zu wollen, macht es meist noch schlimmer. Nehmen Sie ihre Nervosität hin. Häufig erhöht sie sogar die Konzentration.
Das interessiert Ihr Publikum im Zweifel nicht. Und Leute, die Sie schwimmen sehen, entwickeln vielleicht Mitleid, aber kein Vertrauen. Was also tun?
Schlagen Sie aus dieser technischen Pleite Profit! Zeigen Sie sich als Macher, der selbst im Falle eines Präsentations-GAUs das Heft in der Hand behält und es versteht, sein Publikum mitreißend zu überzeugen. Auch und gerade, wenn es größer ist als drei oder vier Leute. Und das geht so:
Bereiten Sie sich vorab mental und organisatorisch aufs Extremste vor, nämlich darauf, dass Sie dem Publikum gar nichts von Ihrer vorbereiteten Präsentation zeigen können. Das kostet nicht viel Zeit und Nerven.
1. Bitten Sie im Vorfeld den Gastgeber immer, Ihnen ein Flipchart zur Verfügung zu stellen. So können Sie mit bunten Eddings unentbehrliche Diagramme, grandiose Zahlen, Slogans oder Schlagworte schnell grob und plakativ notieren. Das wirkt dynamisch und ist übrigens selbst dann eine gute Idee, um Vorträge aufzulockern, wenn der Beamer mitspielt. Ein Flipchart funktioniert normalerweise wunderbar bei Gruppen bis zu 30 Leuten. Im Notfall aber auch mit mehr. Sie dürfen eben nur nichts Kleinteiliges notieren.
2. Nehmen Sie immer eine ausgedruckte Version Ihrer Präsentation und Ihrer Notizen mit oder schicken Sie sich eine Version an Ihr Smartphone. Sogar dann, wenn Sie Ihren Laptop im Flugzeug oder Zug vergessen, haben Sie so später immer noch alles Inhaltliche zur Hand.
3. Machen Sie sich schon vorher klar: Es kommt im Wesentlichen auf Sie an und auf das, was Sie sagen, nicht auf die Folien. Wenn Sie nicht gerade einen neuen Werbespot vorspielen wollten oder das neueste Designkonzept in allen schillernden Farben und Formen demonstrieren sollten, sind Folien ganz häufig entbehrlich. Nichts überzeugt so sehr, wie Sie mit dem, was Sie erzählen. Im Zweifel geht es auch ohne Folien.
