Nebenkostenabrechnung 2025: Worauf Mieter bei der aktuellen Abrechnung achten sollten
Die Gesamtmiete setzt sich aus der Nettomiete und den Nebenkosten, die monatlich gezahlt, aber jährlich abgerechnet werden, zusammen. Dabei kann es passieren, dass für den Mieter zusätzliche Kosten entstehen und vom Vermieter eine Nachzahlung gefordert wird – sofern keine pauschalen Nebenkosten, ohne Abrechnung, vertraglich vereinbart worden sind. In einer Betriebskostenabrechnung stellt der Vermieter einmal im Jahr fest, wie hoch die tatsächlichen Kosten eines einzelnen Mieters sind. Der Mieter hat allerdings die Möglichkeit, Einspruch gegen Nachzahlungen oder die Kostenaufstellung einzulegen. Jedoch sind dabei, genau wie bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung, Fristen einzuhalten.
Was sind Nebenkosten?
Betriebskosten oder auch Nebenkosten sind Kosten, die Vermieter auf ihre Mieter umlegen dürfen. Dabei geht es um Gebühren, die zusätzlich zur Kaltmiete anfallen. Meist sind dies Energie- und Instandhaltungskosten, die auch die Mietwohnung betreffen. In der Betriebskostenverordnung ist im Detail geregelt, welche dafür infrage kommen. Im Mietvertrag finden sich dazu für den jeweiligen Mieter meist mehr Details dazu, welche Nebenkosten berücksichtigt werden. Grundsätzlich muss dort aber nicht jeder einzelne Posten aufgeführt werden, dies ist nur bei ausgefalleneren Nebenkosten nötig. Ansonsten reicht es, pauschal auf die Nebenkosten hinzuweisen. Betriebskosten, die nicht nach Verbrauch anfallen, können mit einer Pauschale in Rechnung gestellt werden. Oft wird außerdem zwischen den Heiz- und Warmwasserkosten einerseits sowie den allgemeinen Betriebs- oder Nebenkosten andererseits unterschieden. Gängige Nebenkosten sind:
- Grundsteuer
- Warmwasser
- Abwasser
- Heizkosten
- Hausmeister
- Straßenreinigung und Müllabfuhr
- Schornsteinreinigung
- Hausreinigung und Ungezieferbeseitigung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Fahrstuhl
- Sonstige Kosten, beispielsweise für Waschküche oder Gemeinschaftsräume
Termine & Fristen: Bis wann muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung geschickt werden?
Einmal im Jahr fertigt der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung an, sofern vertraglich nicht ausdrücklich eine pauschale Berechnung, ohne Abrechnung, vereinbart worden ist. Diese muss er dem Mieter bis in aller Regel spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Verpasst der Vermieter diese Frist, so muss der Mieter keine Nachzahlungen mehr begleichen. Dies regelt Paragraf 556 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Ergibt sich hingegen ein Guthaben, waren die Abschlagszahlungen also zu hoch, dann hat der Mieter weiterhin Anspruch auf die Auszahlung der zu viel gezahlten Summe.
Welche Angaben gehören in die Nebenkostenabrechnung?
Der Vermieter hat die Verpflichtung, folgende Angaben in der Nebenkostenabrechnung zu machen:
- Aufstellung der Gesamtkosten
- Erklärung des Umlageschlüssels
- Zeitraum der Gesamtabrechnung
- Vorauszahlungen
- Summe der Nachzahlungen
- Berechnung des Mieteranteils entsprechend der Wohn- und Nutzfläche
Nebenkostenabrechnung prüfen: Welche Frist haben Mieter, um die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen und gegebenenfalls Einwände geltend machen?
Grundsätzlich haben Mieter nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung 30 Tage Zeit, diese zu prüfen und dann Nachforderungen zu bezahlen. Dabei können sie auch Einsicht in die Originalunterlagen verlangen. Weitere zwölf Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter Zeit eventuelle Einwände gegen Nachzahlungen vorzubringen. Verpasst der Mieter diese Frist, so muss der Vermieter spätere Einwände nicht berücksichtigen.
Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
- Reparaturkosten: Sämtliche Reparaturen im Haus müssen laut Gesetz vom Vermieter getragen werden. Eine Ausnahme ist nur für sogenannte Kleinreparaturen zulässig. Dafür muss aber im Mietvertrag geregelt werden, dass nur Kosten pro Auftrag von 100 Euro und bis zu einer maximalen Gesamtsumme im Jahr umgelegt werden können. Dieser Maximalbetrag darf sechs bis acht Prozent der Jahreskaltmiete (ohne Nebenkosten) nicht übersteigen. Das hat der Bundesgerichtshof in einem bis heute maßgeblichen Urteil 1992 entschieden (BGH, Urteil vom 6. Mai 1992, VIII ZR 129/91). Sind diese Anforderungen nicht erfüllt, ist die Klausel nichtig und Reparaturkosten können nicht umgelegt werden. Die Vereinbarungen gehen jeweils aus dem Mietvertrag hervor und basieren auf Paragraf 535 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
- Verwaltung: Porto, Bank- oder Telefongebühren sowie andere Verwaltungskosten gehören nicht zu den Nebenkosten. Diese muss der Mieter nicht zahlen.
- Sonstiges: Gibt der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung „sonstige Betriebskosten“ an, so muss genau geregelt sein, um welche Kosten es sich dabei genau handelt.
Wie hoch darf die Nebenkostenabrechnung sein?
Offizielle Zahlen dazu, wie hoch die Nebenkosten aktuell ausfallen (dürfen), lassen sich nur schwer festlegen. Das hat mit der unterschiedlichen Beschaffenheit und dem individuellen Verbrauch eines einzelnen Mieters zu tun, aber auch mit anderen Faktoren, etwa damit, wie kalt Herbst und Winter in Deutschland werden. Da Vermietern zwölf Monate zustehen, die Abrechnungen zu erstellen, liegen zwischen dem laufenden Jahr und der jüngsten Abrechnung zudem größere Zeiträume. Die jüngste Abrechnung zum Jahr 2023 sollte zum Jahresende 2024 abgeschlossen sein. Die neuesten Zahlen beziehen sich also auf das Verbrauchsjahr 2023. Aktuelle Nachzahlungen und Erstattungen resultieren daher in aller Regel aus der Abrechnung 2023.
In den Nebenkosten enthalten sind zum Beispiel Kosten für Warmwasser und Heizung oder Abfallgebühren. Übrigens: Seit Juli 2024 zählt der Kabelanschluss beim Fernsehen nicht mehr zu den üblichen Mietnebenkosten.
Jüngste Auswertungen für das Abrechnungsjahr 2023 beziffern die Mietnebenkosten auf drei bis vier Euro je Monat und Quadratmeter.
Der Deutsche Mieterbund etwa gibt auf Basis der bisher bekannten Abrechnungen für 2023 (Stand: 30. Dezember 2024) für alle Nebenkosten zu 3,15 Euro an. Davon entfallen bis zu 2,15 auf Heizung und Warmwasser. Ähnlich sieht es beim Fachportal Mineko aus. Dort beziffern die Experten die Nebenkosten für 2023 (Stand: 20. Oktober 2024) auf bis zu 3,45 je Monat und Quadratmeter. Davon sind bis zu 1,58 für die Heiz- und Warmwasserkosten zu berücksichtigen.
Beide Portale gehen von einem erheblichen Anstieg der Nebenkosten gegenüber dem Vorjahr aus, der sich besonders aus gestiegenen Heiz- und Warmwasserkosten ergibt. Mineko errechnet beispielsweise eine durchschnittliche Nachzahlung von 757 Euro je Haushalt für das Jahr 2023. Zeitweise hatten Experten angesichts energiepolitischer Fragezeichen infolge des Ukraine-Kriegs mit noch höheren Anstiegen bei Heizung und Warmwasser gerechnet.
Lesen Sie auch: