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Gegen das Bürokratiemonster Japan erklärt Stempel und Faxgerät den Krieg

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Die Ironie der Stempeltradition

Als Hauptgrund dafür nennt Martin Schulz, deutscher Chefökonom des IT-Konzerns Fujitsu, die japanische Tradition, Entscheidungen per Umlaufakte zu treffen. Dabei werden Beschlussvorlagen für neue Projekte zwecks Diskussion asynchron in Umlauf gegeben und schließlich von allen Beteiligten per Hanko abgesegnet. Ein zweiter Grund: Der Anteil der Generalisten unter den Firmenangestellten in Japan ist mit 40 Prozent mehr als doppelt so hoch wie in Deutschland. Anders als Spezialisten könnten diese Mitarbeiter nicht so leicht unabhängig und digital arbeiten und bräuchten mehr Anleitung, meint Schulz.

Die Ironie der Stempeltradition besteht darin, dass die japanischen Gesetze den Gebrauch von Hanko mit wenigen Ausnahmen wie Testamenten gar nicht zwingend vorschreiben. „Es gibt das weitverbreitete Missverständnis, dass Verträge ohne Hanko ungültig sind“, bestätigt der Anwalt Mikio Tanaka von City-Yuwa Partners in Tokio. Allerdings würden Gerichte bei Streitigkeiten aus der Existenz eines Hanko-Abdrucks schließen, dass der Stempelbesitzer das Dokument gelesen und verstanden hat.

Zwar hat die Regierung elektronische Signaturen und Zertifizierungen bereits vor 20 Jahren gesetzlich zugelassen, sodass die Japaner ihre Verträge längst komplett online abschließen können. Das E-Dokument-Gesetz von 2005 erklärt die rein elektronische Speicherung der meisten Firmenunterlagen für ausreichend. Aber in der harmonieorientierten Kultur von Japan ließen sich bestehende Praktiken nicht schnell ändern, meint der Anwalt Tanaka. „Dafür müssten viele Firmen ihre internen Regelwerke und Entscheidungsprozesse ändern.“

Auch in Deutschland bremst der Hang zu alten Gewohnheiten die Digitalisierung. Wer im Homeoffice etwas unterschreiben muss, fährt oft ebenfalls extra in die Firma oder lässt sich das Papier per Post schicken. Dabei existiert mit der EU-weiten Richtlinie eIDAS-VO längst ein juristischer Rahmen für die „qualifizierte elektronische Signatur“ mit derselben Rechtskraft wie die persönliche Unterschrift. Damit lassen sich Girokonten eröffnen, Kredite und Versicherungen abschließen sowie Miet- und Arbeitsverträge unterzeichnen. Doch Privatpersonen, Unternehmen und die öffentliche Verwaltung meiden diese Möglichkeit. Die Erstellung dieser Signatur erfordert nämlich bisher eine Smartcard plus ein Kartenlesegerät mit Kosten von mindestens 200 Euro pro Person. Auch Fernsignaturen auf Basis einer Software-as-a-Service-Lösung sind teuer. Trotz der massenhaften Verbreitung des Homeoffices hat die Regierung in Berlin bisher keine Initiative ergriffen, die elektronische Signatur populärer zu machen. Deswegen heißt es auch in Deutschland in vielen Bereichen weiter: Papier statt PDF, Kugelschreiber statt Smartphone.

Erst im September bescheinigte der Nationale Normenkontrollrat (NKR), die Bundesregierung habe „jahrelang“ die Verwaltungsdigitalisierung „verschleppt“: Keine homeofficefähige Verwaltung, Chaos im föderalen Krisenmanagement, Fax-Fetischismus in den Gesundheitsbehörden, weiterhin kein „Digital-TÜV“ für den Gesetzgebungsprozess. Verblüfft bis fassungslos dokumentieren die Berater in dem Gutachten, das der Wirtschaftswoche in Auszügen vorliegt.


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In Japan dürfte der Pandemieschock der Digitalisierung der Bürokratie zum Durchbruch verhelfen und die papierbasierten Entscheidungsprozesse verdrängen. Der deutsche Manager Karl Hahne, seit zwölf Jahren Japan-Chef des Möbelbeschläge-Herstellers Häfele in Tokio, sagt einen reibungslosen Verzicht auf die Hanko-Tradition vorher: „Wenn in Japan erst einmal etwas entschieden ist, dann geschieht alles sehr schnell und effektiv.“ Den Beweis lieferte soeben Justizministerin Yoko Kamikawa. Sie will Presseberichten zufolge sogar die Stempel-Lampionkette auf der Heirats- und Scheidungsurkunde abschaffen.

Mehr zum Thema: „Jahrelang verschleppt“: Regierungsberater beklagen Notstand bei der Digitalisierung

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