Dienstwagen privat nutzen So funktioniert die Ein-Prozent-Regelung

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, kann zwischen Ein-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch wählen. Die Ein-Prozent-Regelung gilt als die weniger aufwändige Variante. Doch auch hier gibt es einiges zu beachten.

Diese Dienstwagen feiern 2017 Premiere
Audi A5 Sportback Quelle: Audi
Audi Prologue Quelle: Audi
BMW 5er Quelle: BMW
Jaguar XF Sportbrake Quelle: Jaguar
Lexus LC500 Quelle: Lexus
Mercedes-Benz E-Klasse All Terrain Quelle: Mercedes-Benz
Mercedes-Benz E-Klasse Coupé Quelle: Daimler

Wer Dienstwagen fährt und den Vorteil nutzt, das Auto auch privat zu fahren, muss die Steuer im Blick behalten. Denn eine private Nutzung des Firmenwagens ist ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.

Diese Besteuerung kann auf zwei Wegen geschehen: Die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wer sich für die Ein-Prozent-Regelung entscheidet, hat organisatorisch den deutlich geringeren Aufwand, zahlt aber vielleicht ein wenig mehr Steuern als der Dienstwagenfahrer, der ein Fahrtenbuch nutzt.

Wichtig: Wer sich für eine der beiden Regelungen entschieden hat, muss für den Rest des Jahres auch dabei bleiben. Ein Wechsel ist nicht möglich – außer auch das Fahrzeug wird gewechselt. Welche Variante für einen persönlich besser ist, lässt sich berechnen, wenn eine relativ genaue Kalkulation der Kosten möglich ist.

Eines gilt grundsätzlich: Wer den Dienstwagen auch viel privat nutzen will, für den ist die Ein-Prozent-Regelung, bei der pauschal versteuert wird, meist das bessere Modell.

Um den geldwerten Vorteil des Dienstwagens mithilfe der Ein-Prozent-Regelung steuerlich auszugleichen, müssen Dienstwagenfahrer pro Monat ein Prozent des Pkw-Listenpreises für private Nutzung kalkulieren. Das gilt sowohl für gekaufte wie auch für gemietete und geleaste Pkw.

Das heißt, dass bei der Ein-Prozent-Regelung der Brutto-Listen-Neupreis des Dienstwagens entscheidend ist, sprich die unverbindliche Preisempfehlung des Autobauers – und zuzüglich Kosten für Sonderausstattungen. Was er tatsächlich gekostet hat, ist überhaupt nicht relevant. Ist der Dienstwagen also ein Gebrauchter, geht das zu Lasten des Fahrers, denn er muss trotzdem den Listenpreis zugrunde legen.

Ein Beispiel: Ein Dienstwagen wird für 20.000 Euro angeschafft. Das Modell kostet laut Brutto-Listenpreis allerdings 35.000 Euro. Deshalb beträgt der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung 350 Euro. Diese Summe muss monatlich versteuert werden – hier greift die Lohnsteuer.

Was trotzdem noch zusätzlich versteuert werden muss

Wenn der Arbeitgeber für Straßennutzungsgebühren wie Maut oder Parken aufkommt, gelten diese ebenso als steuerpflichtiger Arbeitslohn wie etwa die Mitgliedschaft bei einem Automobilclub. Diese zusätzlichen Beträge sind nicht mit der Ein-Prozent-Regelung abgegolten. Das heißt, sie müssen zusätzlich ebenfalls als zusätzlicher Arbeitslohn angegeben und noch versteuert werden.

zur Ein-Prozent-Pauschale hinzu kommt außerdem noch ein pauschaler Wert, sofern Arbeitnehmer den Dienstwagen auch für den Weg zur Arbeit und zurück nutzen. Dann kommen auf die Ein-Prozent-Pauschale noch einmal 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz oben drauf.

Ein Beispiel:

Der Listenpreis des Firmenwagens liegt bei 30.000 Euro. Die Ein-Prozent-Pauschale liegt monatlich also erst einmal bei 300 Euro. Hinzu kommt ein monatlicher Pauschalwert 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer für die einfache Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz – in diesem Fall 40 Kilometer:

 

Geldwerter VorteilBerechnung

... für die private Nutzung

1% von 30.000 Euro = 300 Euro

... für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

0,03 % von 30.000 Euro x 40 km = 360 Euro   

... zu versteuern gesamt (pro Monat)

660 Euro

Übrigens: Wird der Dienstwagen gar nicht wirklich für private Zwecke genutzt, sondern lediglich für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, so handelt es sich laut dem Bundesfinanzhof überhaupt nicht um eine Privatnutzung (Urteil vom 6. Oktober 2011. Az. VI R 56/10). Demnach entfällt der geldwerte Vorteil und eine zusätzliche Versteuerung des Dienstwagens durch den Arbeitnehmer ist nicht notwendig.

Diese Regeln für den Dienstwagen sollten Sie kennen
1. Einheitliche RegelungIn puncto Dienstwagen, so heißt es in einer Übersicht, die das creditreform-magazin.de erstellt hat, sollte es einen transparenten Verteilungsmodus geben. Das gilt vor allem dann, wenn es einen Betriebsrat gibt, der bei den Entlohnungsgrundsätzen ein Mitbestimmungsrecht hat. Dieser darf etwa dann mitreden, wenn Firmen-Pkws auch privat genutzt werden. In der Praxis ist es üblich, dass die Firma im Rahmen ihrer Carpolicy eine Bandbreite vergleichbarer Pkw-Kategorien für bestimmte Mitarbeitergruppen vorsieht, die dann im Detail zwischen verschiedenen Modulen wählen dürfen. Sogar die Vorgabe bestimmter Automarken ist möglich – beides sollte im Arbeitsvertrag fixiert werden. Quelle: dpa
2. Extras abrechnenUnd wenn der Mitarbeiter Sonderwünsche bei der Ausstattung hat und damit die finanziellen Vorgaben sprengt? Dann muss er für diese Extras aus eigener Tasche aufkommen. Damit kein Neid aufkommt, sollte das auch allen Beteiligten im Unternehmen klar sein – schließlich gilt ein Dienstwagen immer auch als Wertschätzung durch den Chef, sichtbar für alle Kollegen, Geschäftspartner und Kunden. Quelle: dpa
3. Pflichten fixierenAuch wenn es noch so selbstverständlich sein sollte: Halten Sie in der Carpolicy Ihres Unternehmens schriftlich fest, dass der Dienstwagen pfleglich behandelt wird, stets in einem betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustand ist und sämtliche Tüv- beziehungsweise Wartungstermine eingehalten werden. Was Sie außerdem unmissverständlich klarmachen sollten ist, dass der Dienst-Pkw nur in fahrtüchtigem Zustand, also beispielsweise nicht unter Alkoholeinfluss gefahren wird. Wichtig ist auch, dass der Mitarbeiter eine gültige Fahrerlaubnis hat – verliert der Kollege den Führerschein, muss er das also sofort melden. Quelle: dpa-tmn
4. Kostenübernahme klärenNimmt der Mitarbeiter seine Pflichten aus der Carpolicy ohne Beanstandung wahr, übernimmt der Arbeitgeber meistens die Aufwendungen für Wartung, Inspektion und Prüfungen. Das gliche gilt für Reparaturen, wenn sie in Absprache mit der Firma vorgenommen werden. Auch die Ausgaben für Benzin und Öl werden meistens vom Arbeitgeber übernommen. Natürlich vorausgesetzt, dass die in einem vorher definierten Kostenrahmen bleiben. Quelle: dpa
5. Privatnutzung erlaubenWenn Sie Mitarbeitern erlauben, den Dienstwagen auch privat zu fahren, sollte festgeschrieben werden, dass die darauf entfallenden Steuern auch vom Mitarbeiter zu tragen sind. Ratsam ist auch, die gewerbliche Nutzung des Wagens ausdrücklich zu verbieten und den Kreis der privaten Fahrer auf den Mitarbeiter, dessen Familienangehörige bzw. andere Personen in Begleitung des Arbeitnehmers zu beschränken. Das ist vor allem auch versicherungstechnisch relevant, heißt es beim creditreform-magazin.de Und: Damit Ihre Firma nicht auch übermäßig lange Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen unterstützt, übernimmt der Betrieb häufig nur die Kraftstoffkosten, die im Inland anfallen, oder Sie beschränken den Gesamtumfang der zulässigen Privatkilometer. Quelle: obs
6. Steuermodell wählenGanz klar: Wenn Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, dann muss das auch als geldwerter Vorteil versteuert werden; genauso muss die Sozialversicherung abgeführt werden. Am einfachsten umzusetzen ist dabei die Ein-Prozent-Methode: Dabei zahlt der Mitarbeiter im Rahmen seiner Gehaltsabrechnung jeweils ein Prozent des Bruttolistenpreises für das Fahrzeug; einschließlich fest eingebauter Extras wie Klimaanlage, Navi oder Freisprechanlage. Außerdem müssen noch die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer versteuert werden. Das ist umso vorteilhafter für den Mitarbeiter, je neuwertiger der Pkw ist und je häufiger er das Firmenauto auch außerhalb seiner Arbeitszeit privat fährt. Quelle: dpa
7. Alternative überdenkenStatt Ein-Prozent-Methode kann der Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen, in dem zeitnah alle Touren dokumentiert werden – mit Datum, Start- und Zielort, Entfernung, Kilometerstand und Zweck der Fahrt. Lediglich der private Fahrtenanteil muss dann versteuert werden. Das ist natürlich ein enormer Aufwand, der gleichzeitig ein großes Problem darstellt, weil die Fahrtenbücher oft nicht ordnungsgemäß geführt werden. Quelle: dpa

Wer aber den Dienstwagen privat nutzen darf, der muss auch zahlen. Wichtig: Möchten Dienstwagenfahrer auf die Privatnutzung verzichten, sollte das vertraglich festgehalten sein, dass der Firmenwagen vom Arbeitnehmer nicht privat genutzt wird bzw. genutzt werden darf. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall nicht verpflichtet zu prüfen, ob sich der Arbeitnehmer an diese Vereinbarung hält, entschied der Bundesfinanzhof.

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