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Unternehmensführung So funktioniert das Management per Smartphone

Chat, Videokonferenz, Skype: Vorgesetzte und Mitarbeiter kommunizieren zunehmend in virtuellen Teams, über Raum- und Zeitgrenzen hinweg. Ständige Erreichbarkeit erhöht die Profitabilität der Unternehmen – verlangt von Managern aber einen neuen Führungsstil.

Worauf Sie beim Führen virtueller Teams achten sollten
1. Tipp: Meetings vorbereitenKlingt banal, erfordert aber viel Disziplin: Verschicken Sie Tagesordnung und Präsentationsunterlagen zur Vorbereitung eines Meetings an alle Teilnehmer. Führen Sie das Gespräch nicht auf informeller Ebene fort, wenn es offiziell beendet ist. Quelle: Fotolia
2. Tipp: Erreichbarkeit regelnVirtuelle Zusammenarbeit erfordert mehr Kommunikation. Ermuntern Sie Ihr Team, regelmäßig zu kommunizieren - auf allen Kanälen, auch zu ungewöhnlichen Zeiten. Aber achten Sie auch darauf, dass sich einzelne Teammitglieder nicht in Debatten verlieren. Und setzen Sie klare Grenzen Ihrer eigenen Erreichbarkeit. Quelle: Fotolia
3. Tipp: Kalender teilenRichten Sie einen Online-Kalender ein, in den alle Teammitglieder zuverlässig ihre Termine eintragen. Je detaillierter die Einträge sind, desto besser. So können Kollegen erkennen, wer beispielsweise gerade nicht am Platz ist, aber von unterwegs dennoch Zeit hätte, beispielsweise für eine Konferenzschaltung. Quelle: dpa
4. Tipp: Vertrauen aufbauenIronie oder Sarkasmus führen in E-Mails oder Konferenzschaltungen schnell zu Missverständnissen. Achten Sie auf einen streng sachlichen Ton. Das fördert die Vertrauensbildung, unabdingbar für ein Team, das über Distanz zusammenarbeitet. Quelle: Fotolia
5. Tipp: Real TreffenKeine Web-Konferenz, keine E-Mail, kein Anruf kann auf Dauer Treffen von Angesicht zu Angesicht ersetzten. Besuchen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig vor Ort, berücksichtigen Sie klassische Arbeitsmeetings und gemeinsame Events wie Sport, Kochen, Kino- oder Konzertbesuche frühzeitig in Ihrer Jahresplanung. Quelle: Fotolia
6. Tipp: Beachten Sie unterschiedliche ZeitzonenVirtuelle Meetings haben den Vorteil, dass es Grenzen überwindet und Mitarbeiter weltweit teilnehmen können. Sie sollten die Termine allerdings so legen, dass alle zu "humanen" Zeiten teilnehmen können. Sollte das nicht möglich sein, sollten die Zeiten angepasst werden, so dass nicht immer die gleiche Person im Schlaf gestört wird. Quelle: dpa
7. Tipp: Geben Sie einen Fokus vor!Versuchen Sie es mit einer "Konzentrationsübung" am Anfang des Treffens. So fällt es ihren Mitarbeitern leichter sich auf das Meeting zu konzentrieren und die Aufgabe an der sie gerade arbeiten, zu vergessen. Quelle: Fotolia

Sein Arbeitstag beginnt morgens um 7.20 Uhr – mit einem Blick auf sein Smartphone. Mathias Grünewald fängt dann an, die gut zwei Dutzend E-Mails seiner Mitarbeiter aus Indien und China abzuarbeiten, die über Nacht aufgelaufen sind – während er im Zug nach Darmstadt sitzt, auf dem Weg zu seinem Arbeitgeber, dem Chemiekonzern Merck. Grünewald leitet dort den weltweiten technischen Einkauf. Eine Aufgabe, die ihn nicht selten bis halb elf Uhr abends auf Trab hält. Oft schickt er dann von zu Hause im hessischen Groß-Umstadt die letzten elektronischen Kommentare und Anweisungen – an seine Mitarbeiter in den USA, bei denen es dann Nachmittag ist.

Mit seinen großen Fingern tippt Grünewald schnell auf die kleinen Tasten seines Blackberry. Sein Vorsatz: jede E-Mail spätestens innerhalb von zwölf Stunden beantworten. Um seinen Mitarbeitern „die nötige Wertschätzung auszudrücken“, wie der 48-Jährige es formuliert. „Tippfehler sehe ich da lockerer als früher.“

Steife virtuelle Meetings

Seit sein Arbeitgeber vor gut zwei Jahren den Einkaufsbereich global umstrukturiert hat, verantwortet Grünewald ein weltweites Netzwerk von rund 70 Einkäufern in Europa, den USA, Südamerika und Asien, mit denen er projektweise zusammenarbeitet und vor allem via E-Mail kommuniziert. In Deutschland, Frankreich und den USA ist er der direkte Vorgesetzte von 22 Mitarbeitern. Einmal im Monat trifft sich Grünewald mit diesem Team – per Videokonferenz. „Anfangs waren diese virtuellen Meetings steif“, erinnert sich Grünewald, „doch inzwischen hat das Team auch auf diesem Wege zusammengefunden.“

Kommunizieren via E-Mail, kooperieren über virtuelle Pinnwände, führen per Smartphone: Was vor zehn Jahren in Deutschland noch einer Handvoll Vorreitern aus der IT- Branche vorbehalten war, die die dafür nötigen Programme und Geräte im eigenen Unternehmen erprobten, hat sich inzwischen in vielen Branchen flächendeckend durchgesetzt. Nicht mehr nur IBM oder Microsoft kommunizieren per Chat, Skype oder Videokonferenz. Inzwischen setzen auch Banken, Modeunternehmen oder Maschinenbauer auf die Technik, die es ihren Mitarbeitern erlaubt, zusammenzuarbeiten, ohne am selben Ort zu sein.

Die neue Art des Arbeitens

Arbeit wird somit immer mobiler, flexibler, projektbezogener. Ob im Zug, im Flieger, zu Hause, ja im Café: Flächendeckend breitbandiges, oft drahtloses Internet und Mobilfunknetze machen es möglich, Projekte termingerecht komfortabel von fast jedem Ort der Welt zu erledigen. Arbeitnehmer empfangen unterwegs E-Mails auf ihren Mobiltelefonen, konferieren in angemieteten Co-Working-Centern über Videobeamer, Laptop- oder Handykameras, tauschen sich via Chat, Blog oder Wiki aus und bearbeiten gemeinsam Dokumente.

Wie verbreitet die neue Art des Arbeitens ist, zeigt auch eine Umfrage der WirtschaftsWoche unter den rund 160 in Deutschland börsennotierten Unternehmen: Unabhängig von Größe und Branche geben die Befragten an, dass die virtuelle Zusammenarbeit für sie eine „wachsende Rolle“ (64 Prozent) oder bereits eine „bedeutende Rolle“ (36 Prozent) spielt.

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